Mitarbeiter kommen und gehen - Daten bleiben?!

Was geschieht mit den Daten nach Ausscheiden des Arbeitnehmers?

Verlässt ein Arbeiter das Unternehmer und besteht für den Arbeitgeber kein weiterer primärer Bedarf an seinen persönlichen Unterlagen, darf die Akte keinesfalls "einfach so" entsorgt werden. Zunächst gilt eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren. In dieser Zeit ist das Unternehmen verpflichtet, alle entsprechenden Unterlagen zu archivieren und jederzeit vorzuhalten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist muss auf eine "sichere" Vernichtung der Daten geachtet werden. Neben dem datenschutzkonformen Schreddern der Papierakten (DIN 66399) gibt es hierzu auch spezielle Verfahren zur spurenlosen Löschung elektronischer Unterlagen.

Was sollte der Arbeitnehmer selbst löschen?

Unabhängig von der Ursache, warum ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ob Kündigung, Trennung im beiderseitigen Einvernehmen oder Ruhestand: Als verantwortliche Stelle für den Datenschutz hat das Unternehmen Sorge dafür zu tragen, dass scheidende Mitarbeiter vor dem letzten Arbeitstag eventuelle personenbezogene Daten aus dem Firmensystem löschen. Der betroffene Mitarbeiter sollte folgende Punkte prüfen:

• E-Mail-System auf private Ein- und Ausgangs-Post

• Persönliche Daten im Home-Verzeichnis des Servers

• Einträge auf der Workstation unter "Eigene Dateien"

• Persönliche Rufnummern, SMS-Nachrichten, Fotos oder MP3-Dateien im Firmenhandy, -Tablet usw.

• Private Routenplanungen im Kfz-Navigationssystem

• Persönliche Unterlagen am Arbeitsplatz

• …

Darf der Arbeitgeber löschen?

Nein, laut Urteil des Oberlandesgerichts Dresden macht sich der Arbeitgeber gegebenenfalls schadensersatzpflichtig, wenn er das E-Mail-Konto ohne Nachfrage löscht. Ähnliche Urteilssprüche sind auch für die weiteren, oben genannten Aspekte denkbar. Ein Unternehmen sollte sich die Prüfung auf persönliche Inhalte seitens des Mitarbeiters deshalb aus Rechtsgründen stets bestätigen und dokumentieren lassen. (bw)