Microsoft Outlook Praxis - Tipps & Tricks für den Alltag

Kontakte und geheime Verteilerlisten

Kontakte verwalten

Einen Kontakt erfassen Sie in Outlook via Datei/Neu/Kontakt. In der Registerkarte Details ergänzen Sie zusätzliche Infos wie Beruf, Spitzname oder Geburtstag.

Haben Sie Ihre Kontakte bisher in einer Excel-Datei gepflegt, lässt sich diese in Outlook importieren. Benennen Sie dazu die Spalten in Excel mit Name, Vorname, Adresse etc. Markieren Sie danach den gesamten Datenbereich. Klicken Sie auf Einfügen/Namen/Definieren und bestätigen Sie mit OK. Schließen Sie die Excel-Datei, kehren Sie zu Outlook zurück und wählen Sie in den Outlook-Kontakten das Programmmenü Datei/Importieren/Exportieren/Importieren aus anderen Programmen oder Dateien.

Greifen Sie zu Microsoft Excel und schnappen Sie sich im nächsten Fenster Ihre Excel-Kontaktdatei (Endung XLS oder XLSX). Sobald Sie zum Fenster "Datei importieren" gelangen, klicken Sie auf Felder zuordnen. Dort schieben Sie mit der Maus Ihre Spaltenbezeichnungen aus der linken Hälfte zu den offiziellen Outlook-Bezeichnungen auf der rechten Seite. Bestätigen Sie mit OK/Fertigstellen - schon landen sämtliche Kontakte automatisch in Outlook.

Geheime Verteilerlisten

Schicken Sie eine E-Mail via Verteilerliste an mehrere Personen, sehen die einzelnen Empfänger, wer die Nachricht auch noch erhalten hat. Das können Sie verhindern. Legen Sie dazu unter Datei/Neu/Verteilerliste eine Verteilerliste an. Fügen Sie die gewünschten Kontakte mittels Mitglieder auswählen hinzu. Geben Sie der Liste einen Namen, bestätigen Sie per Speichern und schließen.

Erstellen Sie jetzt per Datei/Neu/Kontakt einen neuen Kontakt. Als Namen verwenden Sie denselben wie bei der zuvor erstellten Verteilerliste und geben als Kontakt Ihre eigene Mailadresse an. Möchten Sie eine E-Mail an die Verteilerliste schicken, fügen Sie im "An"-Feld den Einzelkontakt hinzu; den Namen der Verteilerliste tippen Sie unter "Bcc" ein. Nach dem Abschicken wird bei allen Empfängern nur Ihre Mailadresse angezeigt. Wer die Nachricht sonst noch erhalten hat, bleibt geheim.