E-Mail und Kalender

Microsoft Outlook Praxis - Tipps & Tricks für den Alltag

Signaturen, Mailsortierung, HTML-Mails

Signaturen erstellen

Die Signatur beinhaltet Standardtexte wie zum Beispiel die Absenderadresse oder die Grußformel. Wenn Sie mit verschiedenen Konten in Outlook arbeiten, können Sie für jedes eine separate Signatur verwenden.

Wahlweise: Sie können Ihren Mailkonten unterschiedliche Signaturen anhängen.
Wahlweise: Sie können Ihren Mailkonten unterschiedliche Signaturen anhängen.

Erstellen Sie zunächst die gewünschten Signaturen via Extras/Optionen/E-Mail-Format/ Signaturen/Neu. Weisen Sie danach Ihren Mailkonten in Outlook 2003 sowie 2007 im Menü E-Mail-Format beziehungsweise Signaturen die passende Signatur zu.

Automatische Mailsortierung

Mithilfe von Regeln definieren Sie, wie Outlook eintreffende Mails behandelt. So können Sie zum Beispiel Nachrichten von einem Absender automatisch in einem Unterordner ablegen oder an eine andere Mailadresse weiterleiten lassen. Um Regeln anzulegen, gehen Sie zu Extras/Regeln und Benachrichtigungen/Neue Regel. Aktivieren Sie in Outlook 2003/2007 den Menüpunkt Regel ohne Vorlage erstellen und wählen Sie danach Nachrichten bei Ankunft prüfen.

Unterstützung: Ein Assistent hilft Ihnen beim Einrichten von Mailregeln.
Unterstützung: Ein Assistent hilft Ihnen beim Einrichten von Mailregeln.

Klicken Sie auf Weiter. Jetzt gilt es, die Regel einzurichten: Kreuzen Sie einfach die gewünschte Aktion an. Bei einigen können Sie per Klick auf die blau unterstrichenen Wörter diverse Einstellungen im unteren Fensterbereich vornehmen. Bestätigen Sie anschließend mit Weiter.

Im nächsten Schritt bestimmen Sie, was Outlook mit den Nachrichten genau machen soll. Wählen Sie wieder Weiter. Als Letztes besteht die Möglichkeit, bestimmte E-Mails von der Regel auszuschließen. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen per Weiter/Fertigstellen. Die Regel ist ab sofort aktiv und wird auf alle neu eintreffenden E-Mails angewandt.

HTML oder Nur-Text

Outlook verschickt E-Mails standardmäßig im HTML-Format. Auf diese Weise lassen sich Texte formatieren, also Schriftgrösse, -farbe etc. anpassen. Einige Nutzer wollen aus Sicherheitsgründen keine HTML-Mails empfangen. Bei ihnen erscheinen die Nachrichten falsch formatiert. Deshalb empfehlen wir, Mails im Nur-Text-Format zu verschicken.

Vorbestimmt: Fügen Sie eine Mailadresse zur Liste der sicheren Absender hinzu, um Bilder anzuzeigen.
Vorbestimmt: Fügen Sie eine Mailadresse zur Liste der sicheren Absender hinzu, um Bilder anzuzeigen.

Damit erhält der Empfänger die Nachricht wirklich genauso, wie Sie diese abschicken. Das Standardformat (Nur-Text oder HTML) bestimmen Sie unter Extras/Optionen/E-Mail-Format. Möchten Sie doch einmal eine HTML-Nachricht verschicken, definieren Sie dies direkt in der Mail im Menü Format (Outlook 2003) oder im Reiter Optionen (Outlook 2007).

Beim Empfang von E-Mails im HTML-Format baut Outlook aus Sicherheitsgründen eine Hürde ein: Bilder werden nicht direkt angezeigt. Sie müssen dies speziell bestätigen. Möchten Sie das bei einem bestimmten Absender nicht jedes Mal tun, klicken Sie mit Rechts auf den Platzhalter für das Bild und wählen Absender zur Liste sicherer Absender hinzufügen. Sie erhalten nun dessen Mails direkt mit Bildern.