MOSS-Ratgeber

Microsoft Office SharePoint Server richtig einsetzen

Microsoft ködert mit WSS 3.0

SharePoint als Technik ist nicht neu. Microsoft hat mit dem Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) bereits die dritte Version auf dem Markt. Neu ist, dass mit dieser Version erstmals von einer umfassenden Technologieplattform gesprochen werden kann. Zielten die beiden ersten Versionen überwiegend auf eine Web-basierende Dokumentenablage als Alternative zum File-Laufwerk, so stehen heute weit reichende Funktionen bereit, mit denen strukturierte und unstrukturierte Informationsverarbeitungsprozesse unterstützt werden können.

Campana & Schott hat im Rahmen einer Kundenanalyse in diesem Jahr festgestellt, dass hochgerechnet bei rund 70 Prozent der Großunternehmen MOSS bereits vorhanden und häufig auch im produktiven Einsatz ist. Ein Grund hierfür ist sicher die geschickte Vermarktungsstrategie von Microsoft. Der "kleine Bruder" des MOSS, die Windows SharePoint Services (WSS) 3.0, sind über den Windows Server bereits mit lizenziert. Die Anschaffungskosten gehen also - zumindest was den Cashflow betrifft - zunächst gegen null. In vielen Unternehmen werden daher lokale Anwenderversuche gefördert oder zumindest toleriert. Die einfache Konfigurierbarkeit sowie der bereits mit den WSS erzielbare Nutzen für Teams oder Abteilungen im Rahmen der Zusammenarbeit wecken schnell Begehrlichkeiten nach mehr.

Andererseits wird auch schnell ersichtlich, dass den WSS für einen weiterreichenden Einsatz Plattformeigenschaften wie professionelle Administrierbarkeit und Useability fehlen. Der Köder wirkt und die Unternehmen entscheiden sich für die Nutzung (und kostenpflichtige Lizensierung) von MOSS. Erstaunlich dabei: Die anschließend realisierte Anwendungstiefe und -breite deckt nur einen geringen Teil dessen ab, was eigentlich mit der SharePoint-Technik möglich ist. Das Potential wird oft noch nicht einmal im Ansatz ausgeschöpft. Die vorgefundenen Einsatzszenarien beschränken sich weiterhin fast ausschließlich auf Altbekanntes wie den Web-basierenden Dokumentenaustausch. Unbeachtet bleiben sehr oft die Möglichkeiten, sich aus Word, Excel & Co. heraus mit SharePoint in verschiedensten Business-Applikationen zu organisieren. Auch die Marktexperten von Microsoft selbst haben diesen Bereich lange vernachlässigt.

SharePoint ist zu einer Plattform gereift, mit der sich Applikationen für sämtliche Organisationsbereiche bereitstellen lassen. Überall dort, wo gemeinsame Informations- und Dokumentenbearbeitung (Kollaboration) sowie Beantragungs- und Freigabeprozesse IT-seitig unterstützt werden sollen, lohnt sich die Frage: Wie können die Prozesse noch effizienter gestaltet und Medienbrüche weiter reduziert werden? Die folgenden Beispiele sollen zeigen, wie allein durch die Anpassung und Umsetzung von reinen SharePoint-Standardfunktionen echte Geschäftsapplikationen entstehen.