Infrastruktur richtig planen

Lizenzmanagement hilft Kosten sparen

Die Lizenzmetriken vieler Softwareanbieter werden immer komplexer. Anwendern fällt es deshalb oft schwer, den Durchblick zu behalten. Doch wer konsequent auch für Software ein Asset-Management betreibt, kann unter dem Strich viel Geld sparen und auch ruhiger schlafen.

Trends wie Cloud Computing, Big Data sowie steigende Anforderungen in Bezug auf Kosteneffizienz bei gleichzeitiger Produktionssteigerung sorgen dafür, dass IT-Landschaften heutzutage einem ständigen Wandel unterliegen. Jede IT-Abteilung ist daher gut beraten, ihre technischen und finanziellen Ressourcen sorgfältig zu verwalten. Dazu zählen auch Softwarelizenzen, die laut einer PWC-Studie als einer der bedeutendsten Kostenfaktoren der IT gelten. Der Grund: Die Lizenzstrategien vieler Hersteller sind nur schwer nachvollziehbar, und Kunden wird eine schier unüberschaubare Menge unterschiedlicher Lizenzierungsmodelle angeboten. Modernes Lizenzmanagement schafft hier Abhilfe, denn es erlaubt IT-Entscheidern, notwendige, passende und wirtschaftliche Lösungen auszuwählen.

Der Einsatz von Software in einem Unternehmen bedeutet - wie die Nutzung anderer Assets auch - die korrekte Verwendung unter Berücksichtigung gegebener Rahmenbedingungen. Jedes Unternehmen, das seine IT als Unterstützung betrieblicher Tätigkeiten einsetzt, verwendet eine Vielzahl unterschiedlicher Software. Diese stammt in der Regel von verschiedenen Herstellern und muss durch korrekte Lizenzierung im Einsatz rechtlich abgesichert werden. Laut einer Umfrage unter IT-Entscheidern aus über 200 deutschen Unternehmen hat allerdings nur etwa die Hälfte der Firmen ihre Software korrekt lizenziert. Knapp jeder Fünfte vermutet, dass zu wenige Lizenzen beschafft wurden, während fast ein Drittel der Befragten der Meinung ist, dass zu viele Lizenzen ungenutzt bleiben.

Während offenbar viel Unsicherheit über die korrekte Lizenzierung herrscht, gelten Softwarelizenzkosten jedoch auch als einer der gravierendsten Kostentreiber der IT. Zu dieser Einschätzung gelangten Analysten von PricewaterhouseCoopers in ihrer Studie "Wertbeitrag der IT zum Unternehmenserfolg". Die Gründe für diesen Gegensatz liegen auf der Hand: Lizenzmanagement ist nicht ausreichend in die heute gängigen IT-Management-Methodiken eingebettet, und die Lizenzmodelle sind kaum überschaubar.

Lizenzmanagement ist eine organisatorische Aufgabe

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Auf den ersten Blick scheint Lizenzmanagement nur eine Aufgabe der optimalen Verwaltung von IT-Ressourcen zu sein. Dies würde jedoch bedeuten, dass es als integraler Bestandteil gängiger IT-Management-Methodiken in jeder größeren IT-Abteilung eingesetzt wird. Die Ergebnisse einer Umfrage des European Research Center for Information Systems der Universität Münster zeigen jedoch, dass Methoden wie IT Infrastructure Library (ITIL), Control Objectives for Information and Related Technology (Cobit), CMMI for Acquisition (CMMI-ACQ) und sogar Software Asset Management (SAM) bei Weitem nicht alle Anforderungen eines modernen Lizenzmanagements abdecken können.

Während der standardisierte Beschaffungsprozess in allen Verfahren enthalten ist, sind Bereiche wie Lizenz-Controlling, die Bildung von Kompetenzteams sowie Feedback-Möglichkeiten zur Akzeptanz beim Personal meist nicht komplett integriert. Die Tatsache, dass die reinen Beschaffungskosten oftmals nur einen Bruchteil der gesamten Kosten darstellen, weist auf akuten Handlungsbedarf in vielen Unternehmen hin.

Dieser wird spätestens dann aktuell, wenn Hersteller ein Lizenz-Audit ankündigen und die korrekte Lizenzierung eines Unternehmens prüfen. Gerade aus diesem Grund weisen Analysten wie Gartner in ihren "Software Licensing Best Practices" darauf hin, dass die oftmals nicht budgetierten Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) einer Software - von der Installation über die jahrelange Verwendung bis hin zur Deinstallation - einen weitaus größeren Kostenfaktor als die budgetierten Beschaffungskosten darstellen.