Lizenzkosten senken

Softwarelizenzkosten gehören zu den gravierenden Kostentreibern in der IT. Das gilt auch für kleine und mittelständische Unternehmen. Ungenutzte Softwarelizenzen verursachen unnötige Kosten; wer zu wenig Lizenzen beschafft, riskiert saftige Strafen. Komplexe Lizenzmodelle der Hersteller und Virtualisierungstechniken verschärfen das Problem. Abhilfe schafft ein professionelles Lizenzmanagement, das Unternehmen mit passenden Tools und Methoden einrichten können.

Auf dieser Themenseite finden Sie Grundlagen und Ratgeber zu den verschiedenen Aspekten eines effizienten Lizenzmanagements. Einen Schwerpunkt bilden die komplexen Lizenz- und Nutzungsmodelle für Microsoft-Software. Dazu gehören etwa Client Access Licences oder die diversen Lizenzoptionen für Microsofts Serverprodukte.

Wichtige Begriffe zum Thema:

Lizenzmanagement

Die Online-Enzyklopädie Wikipedia beschreibt Lizenzmanagement als einen Prozess in Unternehmen, der den legalen und effizienten Umgang mit proprietärer Software in Unternehmen absichere. Lizenzmanagement nehme auf alle Bereiche des Unternehmens Einfluss, von der Beschaffung über jeden PC-Arbeitsplatz bis hin zum Management.

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Software Asset Management (SAM)

Das Marktforschungs- und Beratungshaus Gartner definiert Software Asset Management (SAM) als einen Prozess, um Software zu beschaffen oder auch wieder loszuwerden. Dazu gehören beispielsweise Strategien, um wenig oder gar nicht genutzte Programme zu identifizieren, Softwarelizenzen zu konsolidieren oder neue Lizenzmodelle einzuführen.

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Client Access Licences (CAL)

In der Praxis weit verbreitet sind Server-Zugriffslizenzen, sprich Client Access Licences, für Microsoft-Server. Der Softwareanbieter erklärt dazu: "Viele Microsoft-Server erfordern nicht nur eine Lizenzierung der Serverseite, sondern auch der Zugriffe. So benötigen Sie beispielsweise für die Zugriffe auf einen Windows Server sowie Exchange Server entsprechende Zugriffslizenzen. Diese können dann je nach Einsatzszenario entweder einem Nutzer oder einem Gerät zugewiesen werden. (…) Mit einer Client Access License (kurz: CAL), das heißt einer Zugriffslizenz, lizenzieren Sie die Zugriffe von Geräten oder Nutzern auf Microsoft-Server, deren Lizenzmodell es vorsieht, dass die Zugriffe auf die Serversoftware gesondert zu lizenzieren sind. Beispiele sind Exchange Server 2013, SharePoint Server 2013 oder auch Windows Server 2012.

Wikipedia beschreibt den Begriff so: "Die Client Access License (CAL, deutsch Clientzugriffslizenz) ist eine besondere Form des Lizenzmanagements, die hauptsächlich bei Microsoft-Produkten verbreitet ist. Um auf einen Server zugreifen zu können, müssen dabei nicht nur für den Server und Client selbst Lizenzen bezogen werden, sondern auch Client Access Licenses erworben werden, durch die der Server lizenzrechtlich autorisiert wird, Clientverbindungen anzunehmen. Es gibt dabei zwei Lizenzierungsmöglichkeiten: entweder können die Lizenzen pro Server erworben werden, sodass beliebig viele Clients im Netzwerk aktiv sein können, aber nur eine bestimmte Anzahl sich mit dem jeweiligen Server verbinden darf, oder die Lizenzen werden pro Arbeitsplatz erworben, was es dem Arbeitsplatz ermöglicht, sich mit beliebig vielen Servern im Netz zu verbinden. Erstere Lösung ist meist sinnvoller, wenn nur ein einziger Server im Netzwerk vorhanden ist, bei mehreren Servern ist letztere Option meist kostengünstiger. Serverprodukten aus dem Hause Microsoft sind meist eine kleine Anzahl an Clientzugriffslizenzen beigelegt."

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Gebrauchtsoftware / Second-Hand-Lizenzen

Unternehmen erwerben Software in der Regel im Rahmen von Volumenlizenzen. Der Kunde erhält damit beispielsweise die Berechtigung, die entsprechende Software auf einem Server zu installieren und dann einer bestimmten Anzahl von Nutzern Zugriff zu gewähren. Oder er erhält die Berechtigung, die Software auf einer bestimmten Anzahl von Arbeitsplätzen zu installieren (Mehrplatzlizenz). Wenn nun zum Beispiel ein Unternehmen, das 100 Lizenzen für eine bestimmte Software erworben hat, nur noch 60 Lizenzen benötigt, kaufen spezialisierte Händler wie UsedSoft die nicht mehr benötigten 40 Lizenzen auf und vertreiben sie zu vergleichsweise günstigen Preisen weiter.

Wikipedia erklärt die Begriffe so: "Als Gebraucht-Software bezeichnet man Software, die bereits verwendet wurde bzw. bei der die zugehörige Lizenz bereits ausgeübt worden ist. (…) Überschüssige Software entsteht zum einen im Rahmen von Insolvenzen, Umstrukturierungen und dem Abbau von Arbeitsplätzen, aber auch durch Systemumstellungen, die Einführung einer neuen Software etc. Dabei kann es auch Ziel der absetzenden Unternehmen sein, Überschüsse aus Volumenlizenzpaketen zu verkaufen.

Neben Direktverkäufen zwischen Unternehmen gibt es spezialisierte Händler, die nach einem Abkauf diese Software wiederum interessierten Unternehmen zum Kauf anbieten. Unternehmen sind an Gebrauchtsoftware interessiert, weil sie in der Regel deutlich günstiger ist als "neue" oder weil Softwarehersteller die gewollten, aber veralteten Versionen nicht mehr anbieten. Gebrauchtsoftwarehandel findet daneben aber auch an und zwischen Privaten statt. In Softwareverträgen, sowohl gegenüber Verbrauchern wie Unternehmern, wird der Weiterverkauf oftmals untersagt."