Grundlagen: Lizenzmanagement im Unternehmen

Organisation ist alles

Neben der technischen Umsetzung sollte ein Unternehmen zudem das Lizenzmanagement auch organisatorisch in seinen Abläufen verankern. Im ersten Schritt empfiehlt es sich dabei, zunächst die Prozesse für die Beschaffung von Software, die Ablage von Software-Lizenzen und Lizenznachweisen, Prozesse für die Verteilung von Software sowie die Supportwege in einem Unternehmen zu dokumentieren.

Bereits hier zeigen sich in der Praxis oft die ersten Unzulänglichkeiten, beispielsweise wenn die IT-Abteilung, der Einkauf oder einzelne Mitarbeiter die Prozesse der Beschaffung und Installation von Software höchst unterschiedlich interpretieren. Zudem vernachlässigen Unternehmen gern die Ablage aller vorhandenen Lizenzen und Original-Datenträger. Im schlimmsten Fall befinden sich diese im Büro oder gar im Homeoffice der Anwender. Idealerweise wären sie an einem zentralen Ort in einem abschließbaren, feuerfesten Schrank aufgehoben, zu dem nur berechtigte Personen Zugang haben.