Group Technologies: Revisionssichere Mails mit Domino und Exchange

Für steuerrelevante E-Mails ist eine unveränderbare, revisionssichere Archivierung vorgeschrieben. In vielen Unternehmen werden E-Mails jedoch zuerst zugestellt und anschließend archiviert.

Dadurch sind E-Mails nicht manipulations- und revisionssicher. Mit dem neuen Modul "iQ.Suite Bridge" für Lotus-Domino und Microsoft-Exchange/SMTP will Group Technologies Abhilfe schaffen.

Der Karlsruher Hersteller von Software für E-Mail-Lifecycle-Management (ELM) betont, dass mit dem neuen Modul alle E-Mails bereits bei ihrem Eintreffen auf dem Mail-Server abgefangen, geprüft und als "Original" an das Archivsystem weitergeleitet werden – noch bevor sie der eigentliche Empfänger erhält. Denn die meisten herkömmlichen E-Mail-Archivlösungen übernehmen E-Mails erst, nachdem sie in den Empfänger-Postfächern eingetroffen sind.

iQ.Suite-Bridge fängt dagegen die E-Mails bereits am Mail-Server ab und führt sie der Archivierung zu, nachdem die Inhalte auf Vorschriften, Spam und Viren geprüft und die E-Mails nach Inhalten und Adressdetails klassifiziert wurden. Somit erreichen nur "saubere" und relevante E-Mails samt Anhang die Archivsysteme, argumentiert Group Technologies. Das Modul übergibt E-Mails außerdem an externe Systeme, wie zum Beispiel Compliance-Systeme, ERP-, DMS/ECM- oder CRM-Anwendungen. "Virenschutz, Spam-Abwehr, E-Mail-Verschlüsselung und -Klassifizierung lassen sich mit der Weiterverarbeitung von E-Mails zu einem durchgängigen und sicheren Geschäftsprozess verbinden", erläutert Frank Kresse, Vorstand und CTO von Group Technologies. Um dieses so genannte E-Mail-Lifecycle-Management zu realisieren, kooperieren die Karlsruher mit namhaften Herstellern von Archivsystemen.

Als "Einstiegslösung" für Server-seitige Archivierung bietet Group Technologies Unternehmen ohne umfassendes Archivsystem das Modul "iQ.Suite Safe" für Lotus-Domino. Hiermit ist die gezielte Ablage aller ein- und ausgehenden E-Mails in unterschiedlichen Archiven für definierte Benutzergruppen möglich. Die archivierten Nachrichten sind durch zusätzlichen Verschlüsselungs- und Signaturschutz weder einsehbar noch nachträglich veränderbar. Der gesamte E-Mail-Verkehr ist lückenlos nachweisbar, die Integrität der archivierten Nachrichten gewährleistet. Unternehmensinterne Sicherheitsrichtlinien für die Archivierung lassen sich über iQ.Suite Safe abbilden. Laut Anbieter können alle Daten zu einem späteren Zeitpunkt sicher und komfortabel an ein revisionssicheres Archivsystem übergeben werden. (speicherguide.de/uba)

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