Gesetzeskonform: Die richtige E-Mail-Archivierung

Um rechtlichen Aspekten zu entsprechen, müssen Firmen eingehende E-Mails direkt archivieren. Es empfiehlt sich ein zusätzliches Archiv nach geschäftsrelevanten Kriterien. Effektive Lösungen helfen dabei, die Informationen nur ein Mal zu speichern.

In der Praxis werden aktuell zwei Lösungsansätze diskutiert: Die Archivierung unmittelbar nach dem Eingang der E-Mail und die nach der Bearbeitung. Die direkte Archivierung am Server hat den Vorteil, dass sich E-Mails automatisch und unverändert archivieren lassen. Die Empfänger erhalten lediglich eine Kopie der Nachricht und müssen in punkto Archivierung nichts weiter tun. Dies verhindert, dass E-Mails vor der Archivierung durch die Anwender manipuliert beziehungsweise absichtlich oder versehentlich gelöscht werden.

Die Archivierung nach der Bearbeitung der E-Mail bietet den Vorteil, dass der Anwender eine gewisse Filterfunktion übernimmt und die Wichtigkeit der Information beurteilt, bevor sie archiviert wird.

Der für alle Leser frei zugängliche tecCHANNEL-Bericht „Vorher oder nachher: Richtige E-Mail-Archivierung“ widmet sich dem Thema und klärt über die rechtlichen Aspekte auf. (mec)

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