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Freie Business-Software Odoo zeigt erstaunliche Reife

Erste Schritte mit Odoo

Am einfachsten ist der Einstieg in Odoo mit der Installation eines Komplettpakets, da Sie hier unmittelbar mit der Business-Lösung arbeiten können. Odoo stellt Ihnen - ähnlich einem Lego-Baukasten - 32 Standardmodule zur Auswahl bereit, die sich mit einem Klick auf Installieren aktivieren lassen. Mit einem weiteren Klick auf einen Moduleintrag rufen Sie zusätzliche Informationen zur jeweiligen Funktion ab.

Exemplarisch installieren wir das Modul Verkaufsmanagement, das dem Erstellen und Verwalten von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen dient. Odoo lädt aus dem Add-on-Archiv die benötigten Komponenten. Nach der Modulinstallation finden Sie die zugehörigen Funktionen Partner-Kontakte, Verkäufe und Abrechnung in der Menüleiste.

Jedes Modul stellt üblicherweise seine Standardfunktionen und eigene Einstellungen zur Verfügung. Über die Einstellungen des Abrechnungsmoduls passen Sie beispielsweise die Standardwährung an und können auf die Unternehmensdaten wie Unternehmensnamen, Logo, Adresse, Kontakten etc. zugreifen.

Kunden und Bestellungen gehören per se zusammen, denn ohne Kunden gibt es auch keine Bestellungen. Um einen ersten Kunden in Odoo anzulegen, öffnen Sie das Menü Verkäufe und wechseln zum Menüeintrag Kunden. Dort klicken Sie auf Anlegen, um einen Kunden einzurichten. Wenn Sie bei der Installation die Einrichtung der Beispieldaten aktiviert haben, finden Sie in der Kundenverwaltung bereits verschiedene Einträge. Einem Kunden können Sie die typischen Kontaktdaten zuweisen. In der Kundenverwaltung legen Sie auch fest, ob der Kunde Lieferant oder ein "normaler" Kunde ist und welche Zahlungsbedingungen vereinbart wurden. Sie können einem Kunden auch Tags zuweisen.

Die Funktionen für das Anlegen von neuen Produkten finden User ebenfalls im Menü Verkäufe unter Angebote. Das manuelle Anlegen von Verkäufen ist mit dem Anlegen von neuen Kunden vergleichbar. Sie klicken in der Produktübersicht auf Anlegen und bestimmen die Produkteigenschaften. Eine bestehende Produktpalette kann über die Importfunktion aus CVS-Dateien oder SQL-Datenbanken übernommen werden.

Odoo unterscheidet zwischen Gütern und Services. Download-Produkte sind nur in der Enterprise Edition oder über die Integration von Magento verwendbar. Nach dem Anlegen können Sie den Status, den Lagerbestand und Verkaufsaktionen anlegen. Über das Abrechnungsmodul können Sie über Konfiguration > Einstellungen auf die Firmeneinstellungen zugreifen. Dazu folgen Sie dem Verweis Konfigurieren Sie die Unternehmensdaten.

Um eine erste Bestellung in der Umgebung anzulegen, öffnen Sie im Menü Verkäufe das Untermenü Verkaufsaufträge und legen mit einem Klick auf Anlegen einen Ordner an. Der zugehörige Dialog erlaubt die komfortable Auswahl von Kunde, Produkt und das Anlegen der weiteren Bestelleigenschaften wie Lieferdatum und -adresse, Zahlungsziele etc. Aus der Bestellkonfiguration heraus lassen sich Lieferscheine und Rechnungen drucken, eine Bestellbestätigung versenden und die Bestellung vollständig abarbeiten. Oberhalb der Bestellformulars blendet Odoo den Bestell-Workflow ein. Mit einem abschließenden Klick auf Speichern wird die Bestellung abgeschlossen.

CRM mit Odoo

Eine der zentralen Aufgaben von Odoo ist das Customer Relationship Management (CRM). Hierfür steht Unternehmen das Modul Kundenverwaltung zur Verfügung. Die Optimierung des Beziehungsmanagements verspricht mehr Aufträge und mehr Absatz. Die Visualisierung der verschiedensten Informationen hilft Unternehmen, Folgeschritte zu planen, sich auf die wichtigsten Kunden und Projekte zu konzentrieren und das bestehende Absatzpotenzial zu erhöhen.

Odoo kann aus allen eingehenden E-Mails automatisch Lead-Einträge erzeugen. Die Umgebung besitzt sogar eine Lead-Analysefunktion, die die Bewertung der Effektivität von Kampagnen und verkaufsfördernden Maßnahmen erlaubt.

CRM-Modul der freien Unternehmenssoftware Odoo.
CRM-Modul der freien Unternehmenssoftware Odoo.
Foto: Odoo

Das CRM-Modul muss - wie alle anderen Funktionen auch - zunächst über die App-Verwaltung installiert werden. Wie bei anderen CRM-Systemen spielt der Account Manager in Odoo dabei eine besondere Rolle. Er ist für Kunden-Accounts und für die Kundenzufriedenheit zuständig. Um einen solchen Account anzulegen, wechseln Sie in die Benutzerverwaltung, legen einen neuen Benutzer an und weisen ihm im Auswahlmenü Verkauf die Rolle Manager zu. Diesen Verantwortlichen können Sie dann in der Kundenverwaltung den gewünschten Kunden zuweisen.

Das Anlegen von Leads ist ebenfalls einfach: Hierzu öffnen Sie im Verkäufe-Menü das Leads-Untermenü. Odoo präsentiert Ihnen einen Dialog, der dem Kundendialog sehr ähnlich ist. Neben typischen personenbezogenen Informationen können Sie dem Lead-Eintrag Tags und Notizen zuweisen.

Aus der Lead-Verwaltung heraus können Kontakte in Verkaufsoptionen konvertiert werden. Dazu klicken Sie im Kopfbereich auf Verkaufschancen und weisen dem Eintrag die gewünschte Möglichkeit zu. Das CRM-Modul hat eine weitere Besonderheit zu bieten: Die Verkaufschancen können in der Kanban-Darstellung visualisiert werden. So haben Sie das gesamte Potenzial, das Ihnen Ihre Kontakte bieten, auf einen Blick parat.

Finanzen im Griff

Ein Unternehmen ist bekanntlich immer nur so gut, wie es seine Finanzen unter Kontrolle hat. Die App Finanzen und Buchhaltung bietet alle wichtigen finanzspezifischen Funktionen. Nach der Installation des Finanzmoduls stehen die zugehörigen Funktionen über das Menü Abrechnung zur Verfügung. Beim Öffnen der App fallen zunächst die Charts auf, die die wichtigsten Informationen zu den Ein- und Ausgangsrechnungen, zur Bank und zur Kasse anzeigen.

In den Abrechnungseinstellungen von Odoo passen Sie unter anderem die verwendete Währung an und greifen auf die Unternehmensdaten zu.
In den Abrechnungseinstellungen von Odoo passen Sie unter anderem die verwendete Währung an und greifen auf die Unternehmensdaten zu.
Foto: Odoo

Bevor Sie sich um die Verarbeitung beziehungsweise das Erstellen von Rechnungen kümmern können, sollten die App-Einstellungen überprüft und angepasst werden. Neben der Konfiguration des Geschäftsjahres, der Standardwährung und den relevanten Steuersätzen legen Sie in Untermenü Konfiguration > Einstellungen beispielsweise fest, wie Bankauszüge importiert, welche Zahlungsmethoden genutzt werden, ob die Verwendung von mehreren Währungen erforderlich ist und ob auch das Budget-Management gefragt ist. In den App-Einstellungen legen Sie Konten, Journale und Zahlungsbedingungen an. Sie können die Zahlungsberichte an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Die Verarbeitung beziehungsweise das Erstellen von Eingangs- oder Ausgangsrechnungen ist kinderleicht in Odoo gelöst. Um eine Ausgangsrechnung anzulegen, öffnet man das zugehörige Menü und klickt auf Anlegen. Im Rechnungsformular bestimmt man den Kunden, die Zahlungsbedingungen, natürlich die Produkte oder Dienstleistungen und bestätigt den Vorgang. Die Eingänge kann man leicht unter Zahlungen verbuchen. Für die Buchhaltung nicht unwichtig ist das Anlegen von Konten und Kontennummern. Auch das ist unter Kontenplan einfach möglich.

Die Berichtsfunktion der Buchhaltungs-App kann sich ebenfalls sehen lassen. Odoo kann die Umsätze nach Kunden und das Saldo nach Geschäftspartnern anzeigen sowie eine Gewinn- und Verlust-Übersicht, eine (vorläufige) Bilanz und sogar einen vollständigen Finanzbericht generieren. Sie legen dabei den Zeitraum fest und richten gegebenenfalls weitere Filter ein. Odoo erzeugt dann einen PDF-Bericht.