Fibu-Software und Warenwirtschaft für den Mittelstand
Finanzbuchhaltung aus der Cloud
Klassische Software für die Buchhaltung kann ganz schön ins Geld gehen. Denn nicht nur der Kauf der nötigen Hard- und Software kostet - auch Administration und Wartung belasten das gerade in mittelständischen Betrieben oft knappe Budget. Cloud-Software, im Fachjargon meist als "Software-as-a-Service" (SaaS) bezeichnet, bietet eine günstige Alternative.
Kosten für einen Server, auf dem die Buchhaltungsdaten gespeichert werden, fallen bei einer SaaS-Lösung gar nicht erst an. Und das Unternehmen muss auch keine teure Software anschaffen und installieren. Für das Finanzbuchhaltungssystem wird nur ein monatlicher Mietpreis fällig. Er liegt - je nach Anbieter und Umfang der Software - zwischen fünf und fünfzig Euro im Monat. Der Vertrag ist zudem in der Regel monatlich kündbar.
Kritisch wird es allerdings, wenn man den Anbieter wechseln will. Hier lohnt sich ein genauer Blick in den Vertrag, der klärt, wie die Buchhaltungsdaten überführt werden können. Ein zweites Problem könnte die Pleite des Anbieters sein. Da in solchen Fällen ein Insolvenzverwalter die Führung übernimmt, sind die Daten zwar zumindest nicht von einem auf den anderen Tag verloren. Doch die Buchhaltung wird ins Stocken geraten, da der Umstieg auf ein neues System immer Zeit kostet.
Dennoch bietet Finanzsoftware aus der Cloud noch einen weiteren großen Vorteil: Der Nutzer kann Rechnungen, Angebote, Gutschriften, Mahnungen, Bestellungen, Kunden und Produkte weltweit verwalten - er braucht nur einen Internetzugang. Geschäftsführer und Buchhaltung können von überall auf die Daten zugreifen und sie zudem mit dem Steuerberater teilen.
Mit einer guten Cloud-Lösung für die Fibu lassen sich monatliche Abschlüsse und die alljährliche Steuererklärung fast ebenso gut erledigen wie mit einer Inhouse-Lösung. Auf den folgenden Seiten finden Sie besonders gut geeignete Finanzbuchhaltungssoftware, die sich im SaaS-Modell nutzen lässt.
Das Collmex-Buchhaltungs-Tool ist sehr mächtig. Es beinhaltet auch eine Anlagenbuchhaltung und ein System zur Abrechnung von Provisionen.
Collmex „Verkauf“ stellt nicht nur eine CRM-Datenbank der Kundendaten dar, sondern erfasst neben Produkten auch Projekte.
Selbst ein Mailing lässt sich aus Collmex heraus erstellen und an die Kontakte aus der Datenbank versenden.
Wird ein Produkt angelegt, so fließt der Preis in das Modul „Verkauf“, der Bestand in die „Warenwirtschaft“. Beide Module sind miteinander verknüpft.
Unter „Verwaltung“ lassen sich unter anderem verschiedene Kostenstellen anlegen und frühere Geschäftsjahre wieder aufrufen.
Sind Kunden- und Produktdaten hinterlegt, ist es kein Problem, eine Rechnung zu erstellen. Allerdings müssen hierfür Kunde, Kundengruppe und Konten in der Datenbank stehen.
Für jeden Kunden lässt sich ein Kreditlimit festlegen.
Wer neue Produkte in die Datenbank eingibt, kann hier auch den Strichcode der Ware speichern. Produktabbildungen sind jedoch nicht vorgesehen.
Unter “Buchhaltung“ lässt sich das Lohnmodul einfachLohn von Sage aufrufen. Hierfür entstehen aber zusätzliche Kosten.
Kostenstellen und Anlagenverwaltung müssen als Zusatzmodule gebucht werden.
In den Kontakten können umfangreiche Daten gespeichert werden. Es wird nach Personen und Unternehmen unterschieden.
Das Vertriebsmodul bietet interessante Auswertungen für die Wahrscheinlichkeit von Kaufabschlüssen.
Der Stand der Aufträge wird in Scopevisio übersichtlich dargestellt.
Die Übersicht über offene Posten zeigt offene Rechnungen und Gutschriften.
Hier werden alle eingescannten Eingangsrechnungen gelistet. Die intelligente Suche erlaubt neben dem Durchsuchen nach Datum auch Volltextsuche.
Rechnungen für Waren, die als Anlagegüter zählen, lassen sich hier direkt in die Finanzbuchhaltung übernehmen.
Scopevisio bietet für verschiedene Funktionen Widgets an. Damit lassen sich bestimmte Funktionen direkt auf das Dashboard legen, so dass man die Infos direkt im Blick hat.
Die Startseite mit Dashboard führt schnell zu Angeboten und der Rechnungsstellung. Zudem gibt es eine Übersicht über alle ausstehenden Rechnungen.
Auf dem Dashboard Finanzen sieht man aktuelle Auswertungen als Balken- oder Kreisdiagramme.
Der Monatsabschluss lässt sich direkt per E-Mail versenden.
In der Einnahmenübersicht von FastBill sind Rechnungen farblich gekennzeichnet: Grün für bezahlt, Rot für fällig, Weiß für storniert.
In der Ausgabenliste sind eingegangene Rechnungen eingescannt und hinterlegt. Der Steuerberater kann die Rechnung so übernehmen und verbuchen.
Hier gibt es die Möglichkeit, dem Steuerberater eine Excel- oder CSV-Liste aller Rechnungen zu senden. Welches Format er benötigt, hängt davon ab, über welche Schnittstelle die Daten weiterverarbeitet werden sollen.
FastBill bietet einige Vorlagen an – zum Beispiel für Mahnschreiben oder für eine Rechnung (invoice) auf Englisch. Die Vorlagen können zudem nach Firmenanforderungen und Corporate Identity (CI) gestaltet werden.
Die Einstiegsseite von SalesKing zeigt auf einen Blick die aktuellen Angebote und offenen Rechnungen.
Collmex: gute Auswahl für Fibu und mehr
Der Anbieter Collmex offeriert jeweils drei Stufen in seinen Fibu-Komplettpaketen: Basis, Plus und Pro. Die Module reichen vom "Verkauf" über "Projekte" bis hin zu einem "Warenwirtschafts"-Modul und einer Anbindung an "E-Commerce". Damit ist Collmex vor allem für Amazon-Shop-Betreiber oder eBay-Händler interessant. Seit April 2013 wurde die Anbindung an Amazon verbessert. Normalerweise generiert Amazon in periodischen Abständen Berichte, die dann in Collmex eingelesen werden. Sollten einmal Daten fehlen, können jetzt zusätzliche Berichte in der Verwaltungsmaske der Amazon-Konten angefordert werden.
Mandantenfähig im herkömmlichen Sinne ist Collmex nicht. In Collmex pro und Collmex buchhaltung basic können aber bis zu fünf Unterfirmen angelegt werden. Das Programm ist für einen Firmenverbund ausgelegt. Damit taugt Collmex dazu, mehrere Gewerbe unter einer Steuernummer anzumelden.
Im Bereich Verkauf werden Angebote und Rechnungen erstellt - es gibt hier auch englische Vorlagen, die Währungen sind frei wählbar. Zudem besteht die Möglichkeit, zwei Logos im JPEG-Format und zusätzlich das eigene Briefpapier im PDF-Format hochzuladen. Die Logos und das Briefpapier werden dann in die PDF-Seiten als Hintergrund eingebunden. Leider ist es nicht möglich, mehrere PDF-Vorlagen für die verschiedenen Auftragstypen wie Angebote oder Rechnungen zu hinterlegen.
Fibu-Module: je teurer, desto mehr Leistung
Umsatzauswertungen und automatisierte Rechnungen über wiederkehrende Zahlungen bieten nur das mittlere und das teurere Modul. Sammelrechnungen, Provisionen oder Gutscheine beherrscht allein die teuerste Ausprägung. In der Projektverwaltung muss man sich dagegen nicht einschränken: Alle Preisklassen erlauben den Zugriff auf Kundendaten, tabellarische Tätigkeitserfassung oder die diversen Auswertungen von Collmex. Die Tätigkeiten lassen sich nach verschiedenen Kriterien wie Mitarbeiter, Projekt oder Zeitraum auswerten - das ist praktisch, wenn man sehen will, wie effizient einzelne Projekte abgewickelt wurden.
Alle Buchhaltungsbelege, Rechnungen sowie Daten zu Produkten, Kunden und Lieferanten können im CSV-Format (Excel) heruntergeladen werden. Für den Offline-Zugriff besteht zusätzlich die Möglichkeit, alle wichtigen Daten (zum Beispiel Angebote, Rechnungen oder Buchhaltungsbelege) in Form einer einzigen HTML-Datei zu laden.
Schnittstellen: Datev und Co.
Die meisten Steuerberater arbeiten mit Datev. Über die Datev-Schnittstelle kann der Steuerberater die Daten in sein Datev-System importieren. Der Datev-Export ist jetzt auch im aktuellen ASCII-Format Version 3.0 möglich, dem neuen Standardformat der Datev für die aktuellen Produkte der Pro-Reihe. Das alte Format KNE kann beim Export optional noch weiter gewählt werden.
SEPA-Zahlungsaufträge sollen im Laufe des Jahres 2014 die bisherigen Inlandsaufträge ablösen. SEPA-Zahlungsaufträge haben den Vorteil, dass neben Inlandsaufträgen gleichzeitig auch Auslandsüberweisungen und -lastschriften im SEPA-Raum beauftragt werden können. Voraussetzung ist die Hinterlegung von IBAN und BIC im Kunden- beziehungsweise Lieferantenkonto. Die SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift steht jetzt in den Versionen Collmex buchhaltung basic, Collmex plus und Collmex pro zur Verfügung. Beim Anlegen von Zahlungen müssen dazu statt 'Sammelüberweisung Inland' oder 'Sammellastschrift Inland' die SEPA-Typen 'SEPA-Überweisung' oder 'SEPA-Lastschrift' ausgewählt werden.
Fazit: Buchhaltung mit Collmex
Wer seine Buchhaltung mit Collmex ordentlich erledigen will, sollte mindestens zur plus-Version greifen. Die Basis-Version bietet einfach zu wenige Funktionen, um die gängigen Geschäfte im Mittelstand zu verbuchen. So gibt es Kassenbücher beispielsweise nur in der Plus- und in der Pro-Version. Eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung existiert gar nur in der Pro-Version, und auch das E-Commerce-Modul ist nur in der Pro-Version verfügbar.