Excel als Report-Generator - Teil 1

Feldnamen angeben

Die Tabelle USys_FUR_Field aus Bild 4 beinhaltet die 1:n-verknüpften Details zu einem Profil. In dieser Tabelle ist, neben der Verknüpfung zum Hauptdatensatz, vor allem die Angabe des Feldnamens wichtig. Diese Feldnamen müssen später beim Export nach Excel in einer Abfrage beziehungsweise einem zu exportierenden Recordset verwendet werden. Ferner muss definiert werden, wohin die Daten dieses Feldes exportiert werden. Neben der Angabe des Zielarbeitsblatts sind die Koordinaten der Zielzelle in der Excel- Datei wichtig.

Bei umfangreichen Excel-Reports ist es an dieser Stelle sinnvoll, über die Verwendung von Namen in Excel nachzudenken, da es schon recht mühsam sein kann, alle Metadaten anzupassen, wenn man in der Excel-Arbeitsmappe eine Spalte oder Zeile zwischendrin einfügt.

Über das Design der Metatabellen und die Aufteilung der Informationen darin kann man natürlich unterschiedlicher Auffassung sein. Zum Beispiel könnte der Pfad und der Dateiname auch in der Tabelle USys_FUR_Field abgelegt werden. Somit könnte ein Profil gleich in mehrere unterschiedliche Excel-Dateien Daten exportieren.

Namensgebung der Objekte

Objekte mit dem Präfix USys werden von Access als benutzerdefinierte Systemtabellen behandelt. Sie sind das Pendant zu MSys-Tabellen, den Access-eigenen Systemtabellen. Systemtabellen haben die Eigenschaft, unsichtbar zu sein, es sei denn, man stellt unter Extras/Optionen/Ansicht ein, dass sie sichtbar sein sollen. FUR steht in meiner Analogie für Flexible User Reports, weil dieser Artikel aus einer Lösung extrahiert wurde, die es dem Anwender erlaubt, eigene Berichte mit Excel zu entwerfen und mit Daten aus der Anwendung zu füllen.