ECM: Informationsflut im Unternehmen im Griff

ECM – erste Annäherung

Die Bezeichnung „Enterprise Content Management“ und das zugehörige Akronym „ECM“ ist ein modernes Kunstwort, dessen drei Einzelbegriffe eine spezielle Bedeutung haben. „Enterprise“ steht für eine IT-Lösung, die von Unternehmen und den dafür berechtigten Mitarbeitern genutzt werden kann. „Unternehmen“ ist dabei im weitesten Sinn zu verstehen, so dass auch öffentlichen Organisationen oder Vereine darunter fallen. Mit „Content“ sind beliebige, elektronisch verwaltbare Inhalte gemeint und „Management“ bezieht sich auf die Verarbeitung, Verwaltung und Kontrolle der Inhalte mit IT-Systemen.

Die Übersetzung „Unternehmensinhalte-Management“ klingt sperrig und hat sich im Deutschen nicht durchgesetzt. Ohnehin lässt sich die Bedeutung von ECM nicht vollständig auf die wörtliche Übersetzung reduzieren, sondern geht weit darüber hinaus. Beispielsweise nutzt ECM auch Methoden und Technologien, die das reine Content Management übersteigen und fördert etwa die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und die Verbesserung des Workflows.

Grob gesprochen kann ECM als Teilgebiet des Informationsmanagements verstanden werden, das sich vorrangig mit schwach strukturierten oder unstrukturierten Informationen beschäftigt. Es umfasst Technologien zur Verarbeitung, Archivierung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten in Unternehmen.

Die „offizielle“ Definition von ECM liefert die „Association for Information and Image Management International“ in USA, kurz AIIM. Die AIIM ist ein Industriekonsortium, das sich als Vertreter und Repräsentant von Nutzern und Anbietern von ECM-Systemen versteht. Der weltweite Dachverband definiert ECM als „Technologie zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen.“ Dabei erlauben ECM-Werkzeuge und -Strategien „die Verwaltung aller unstrukturierten Informationen einer Organisation, wo immer diese auch existieren.“