E-Mails: Stressfaktor in Unternehmen

Mit täglich Hunderten von Nachrichten sind E-Mails zum Stressfaktor am Arbeitsplatz geworden. Immer wieder weitergeleitete E-Mails von Kollegen, 1000fach kopierte Witze und Spam-Mails drohen die Arbeitseffektivität in Unternehmen gefährlich zu beeinträchtigen, berichtet unsere Schwesterzeitschrift "CIO".

Besonders das sinnlose Weiterleiten von Mails und das "cc"-Setzen von Vorgesetzten und Team-Mitgliedern überschwemmt laut CIO das virtuelle Postfach. 75 Prozent der Mail-Schwemme seien auf psychologische oder unternehmenskulturelle Ursachen zurückzuführen, sagt Ralph Siepmann, Technical Architect der IBM-Tochter Lotus Notes. "Wenn die Mitarbeiter immer das Gefühl haben, sich nach oben absichern zu müssen, werden sie den Vorgesetzten weiter auf cc setzen und so dessen Postfach auch künftig in ein Datengrab verwandeln", so Siepmann.

Abhilfe könnten laut CIO klare Dienstanweisungen schaffen, die regeln, wozu die elektronische Post im Unternehmen da sein soll. So sollte die E-Mail bereits im Betreff genau kennzeichnen, was sie enthält. Gerade für das Projektmanagement eigne sich ein Mitteilungsbrett im Intranet häufig besser zur Information der Team-Mitglieder als eine Rund-Mail an alle. Gut geschulte Mitarbeiter können die Funktionen der Mail-Programme bei der Verwaltung der Mails effektiv nutzen. Werbe-Mails lassen sich durch den Einsatz von Filtern wie Webwasher blockieren. (jma)