E-Mails richtig archivieren

Viele Betriebe behandeln E-Mail-Archivierung noch recht stiefmütterlich - obwohl sie seit 2002 dazu verpflichtet sind, den Finanzbehörden die steuerrelevante elektronische Post bereitzustellen.

Schließlich verlangen GDPdU und SOX die korrekte Archivierung von betriebsrelevanten E-Mails. Darüber hinaus produziert die Suche nach einer wichtigen Mail kaum kalkulierbare Kosten. Überlastete E-Mail-Systeme behindern die tägliche Arbeit und führen zu hohen Ausgaben für Speicherplatz und Administration. Backup und Recovery benötigen zudem untragbar viele Stunden.

Ein "E-Mail-Gesetz" als solches gibt es in Deutschland nicht. Doch wurden durch die Schuldrechts- und Zivilrechtsreform Anfang 2002, aufgrund von Änderungen des Signatur- und des Umsatzsteuergesetzes sowie der Abgabenordnung (AO), vor allem aber dank der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) rechtlich verbindliche Rahmenbedingungen für die Archivierung von E-Mails geschaffen. Steuerlich relevanter elektronischer Schriftverkehr muss wie ein Papierdokument in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt sowie prüfbar bereitgestellt werden, die Daten sind lückenlos nachzuweisen.

In dem Beitrag E-Mail-Archivierung ist Pflichtaufgabe finden Sie ausführliche Informationen zu dem Thema, sowie Ratschläge zur richtigen Herangehensweise. (mje)

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