E-Mail reicht nicht mehr - Social Media verbessert die Kommunikation

Verivox: Mit Jive eine interne Social-Business-Welt erschaffen

Verivox, Betreiber des gleichnamigen Verbraucherportals für Kunden von Energie- und Telekommunikationsanbietern, möchte am liebsten alle seine gut 250 Mitarbeiter für die interne soziale Collaboration-Plattform "Veriworld" begeistern. Erste Erfahrungen stimmen zuversichtlich. Seit Januar 2012 ist das auf "Jive" basierende Portal in Betrieb. Seitdem "wurden wir vom Zuspruch regelrecht überrollt", freut sich Thomas Haida, der CIO des Unternehmens.

Vor allem in der für das Unternehmen wichtigen Entwicklungsabteilung war der Zuspruch von Anfang an enorm. Die Entwickler waren auch die Ersten, die intensiv darauf gedrängt hatten, das alte Intranet durch eine moderne Collaboration-Plattform abzulösen. Die zum Teil selbstprogrammierte frühere Installation bildete einige Workflows, etwa zur Urlaubsplanung, ab und war ansonsten als Infobrett konzipiert. Möglichkeiten zur Kommunikation gab es nicht. In wesentlichen Bereichen wurde das Intranet auch etwas lieblos gepflegt, unter anderem, weil der Aufwand, alle relevanten Informationen stets auf den neuesten Stand zu bringen, die Kapazitäten der Fachabteilungen überfordert hätte.

Ursprünglich hatte Haida Sharepoint als Ersatz für das alte Intranet vorgesehen, doch für die von Verivox geforderten Funktionen wären umfangreiche Anpassungen erforderlich gewesen. Zu teuer in der Anschaffung und noch viel teurer im Customizing, befand Haida. Er machte sich deshalb für Jive stark und fand in der internen Kommunikationsabteilung eine Mitstreiterin. Während die IT eine neue Plattform für ihre Projektarbeit anstrebte, verfolgten die Kommunikationsexperten umfassendere Ziele. Sie wollten allen Mitarbeitern einen zentralen Anlaufpunkt zum schnellen, einfachen und formlosen Informationsaustausch geben. "Dabei sollte den Mitarbeitern die Arbeit mit dem neuen System auch Spaß machen. Es sollte keineswegs ein Zwang dahinter stehen", schilderte Pressesprecher Jürgen Scheurer die Hintergründe. Natürlich hatte Verivox auch unternehmerische Effizienzziele vor Augen. Ein besonderes Anliegen war der Geschäftsleitung ein verbessertes Knowledge-Management, das Mitarbeiter bewegen kann, freiwillig ihr Know-how zu präsentieren, zu teilen und weiterzureichen.

E-Mail-Archivierung wurde zur Last

Ein Großteil des Wissens konzentriert sich bei Verivox wie vermutlich in unzähligen anderen Unternehmen im E-Mail-System. "Die Company ist noch extrem E-Mail-hörig", beschreibt Haida einen Zustand, der ineffizient ist, Ressourcen verschleißt, die Compliance gefährdet und das IT-Budget belastet. Vor allem die rechtlich wasserdichte Archivierung brachte Haida angesichts der Dokumenten- und Versionsvielfalt immer wieder in Nöte.

Weil es in der Regel am sichersten schien, alle Versionen zu speichern, stieg der Speicherbedarf rasant und belastete das IT-Budget über die Maßen. Für die Kommunikation und den Dokumentenaustausch im Social Business gibt es hingegen keine rechtlichen Vorgaben, hier genügen günstigere Backup- und Recovery-Verfahren. Dokumente werden in allen Versionen an zentraler Stelle gespeichert.

Auch das sehr große Filesystem war den IT-Experten ein Dorn im Auge. Dort sorgte ein ausgeklügelter Zugriffsmechanismus dafür, dass Mitarbeiter nur die für ihren Job relevanten unternehmenswichtigen Daten und Dokumente bearbeiten und einsehen konnten. Zur Last wurde es immer dann, wenn neue Mitarbeiter ins Unternehmen kamen und die IT mit ständigen neuen Anforderungen um Zugriffsrechte beschäftigten.

Wichtig: Ein gutes Active Directory

Ein externes Hosting der Plattform kam für Haida aus Compliance-Gründen nicht in Frage, denn eine wesentliche Funktion ist das Dokumenten-Sharing von teilweise vertraulichen Papieren. Basis dafür sind Konnektoren zu gängigen Office-Tools aus der Microsoft-Welt sowie ein sehr gut gepflegtes Active Directory, das via LDAP-Schnittstelle an Jive angebunden ist und die Rechteverwaltung für Dokumente automatisiert.

Auch unter Verivox-Mitarbeitern gab es anfangs Vorbehalte, etwa weil sie in wesentlichen Bereichen auf ihre geschätzte E-Mail-Kommunikation verzichten sollten. Die vorgesehene Transparenz schreckte zunächst ebenfalls ab, obwohl die Social-Business-Plattform nur wenige Daten (etwa Name, Abteilung, Standort und E-Mail) zwingend vorsieht. Doch die skeptischen Kollegen haben zum Teil keine Wahl, weil beispielsweise Urlaubsanträge und alle HR-Funktionen nur noch im neuen System angeboten werden.

Klarnamen sind Pflicht

Zudem haben die Verantwortlichen Anreize geschaffen, die virtuelle Veriworld zu erkunden, indem sie einen Bereich für private und persönliche Anliegen eingerichtet haben. Verivox erlaubt seinen Mitarbeitern zudem, öffentliche und unsichtbare Arbeits- und Diskussionsgruppen einzurichten. Voraussetzung ist immer, dass alle Mitarbeiter sich mit ihrem Namen anmelden, um Mobbing-Attacken vorzubeugen.

Mittlerweile haben alle Verivox-Mitarbeiter einen Zugang zur Veriworld. Absehbar ist der finanzielle Erfolg, weil die Verlagerung der Dokumentenbearbeitung von der E-Mail zur internen Jive-Plattform erhebliche Archivierungs- und Storage-Kosten spart.