E-Mail gesetzeskonform archivieren

Archivierung mit Dokumenten-Management-Systemen

Da die verbreiteten Mail-Programme keine Archivierungsmöglichkeiten bieten und allgemeine Backups der Firmendaten nicht in Frage kommen, muss eine alternative Lösung her. Als Mail-Archivierer werden derzeit vor allem Dokumenten-Management-Systeme (DMS bzw. DM-System) verwendet. Sie entlasten die Mailserver von den Datenmengen und verwalten die E-Mail-Dokumente.

Das DM-System lagert die Informationsbestände vom E-Mail- auf den Archiv-Server aus, der über ein wesentlich größeres Volumen verfügt als gängige Mail-Produkte. Der Speicherbedarf des Mailservers lässt sich so um bis zu 95 Prozent reduzieren. Der Mailserver kann dann wieder seiner eigentlichen Aufgabe nachkommen und den ein- und ausgehenden Mail-Verkehr bei akzeptabler Performance regeln.

Das Auslagern der elektronischen Nachrichten erfolgt entweder automatisch oder interaktiv. Das automatische Archivieren richtet der Administrator für jeden einzelnen Benutzer oder für eine Gruppe ein. Er legt zum Beispiel fest, dass über Nacht alle E-Mails mit Anhängen archiviert werden, die ein Anwender länger als zwei Wochen nicht mehr angeklickt hat. Einmal eingerichtet läuft der Prozess dann automatisch ab.