E-Mail gesetzeskonform archivieren

Fallbeispiel: Teurer Fehltritt

Eine lückenlose E-Mail-Archivierung ist aber nicht nur für Betriebsprüfungen, sondern auch für Streitfälle absolut notwendig. Werden ganze Geschäftsprozesse inklusive Auftragserteilung und Rechnungsstellung ausschließlich online abgewickelt, müssen einzelne Vorgänge zu jedem Zeitpunkt sofort einsehbar sein. Selbst unter langjährigen Partnern entstehen manchmal Zwistigkeiten, bei denen es wichtig sein kann, zum Beispiel eine Auftragserteilung nachzuweisen. Laut der Osterman-Studie hatte immerhin fast jede vierte US-Firma Auseinandersetzungen mit Kunden und Lieferanten, die E-Mails betrafen.

Wie teuer es für Unternehmen werden kann, wenn E-Mails nicht archiviert oder sogar vorsätzlich gelöscht werden, zeigt das Beispiel Deutsche Bank. Das Unternehmen wurde im Dezember 2002 von der US-Börsenaufsicht SEC dazu gezwungen, eine Strafe in Höhe von 1,65 Millionen US-Dollar zu zahlen. Grund: Die Anlageberater hatten entgegen der Geschäftspraxis E-Mails falsch oder gar nicht gespeichert. Dadurch wurden Ermittlungen zu bestimmten umstrittenen Anlageempfehlungen erschwert beziehungsweise verhindert. Neben der deutschen Bank mussten auch Goldmann Sachs, Morgan Stanley und Salomon Smith Barney sowie andere Geldhäuser zahlen. In Deutschland ist zwar noch kein Fall bekannt geworden, bei dem ein Unternehmen wegen mangelhafter E-Mail-Archivierung bestraft wurde, doch die Vorschriften sind Fakt.