E-Mail gesetzeskonform archivieren

Gesetzliche Grundlagen

Der Gesetzgeber hat dem laxen Umgang mit elektronischer Korrespondenz bereits seit Januar 2002 mit der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) einen Riegel vorgeschoben. Danach zählen E-Mails zum steuerrechtlich relevanten Datengut, sind der Papierform gleichgestellt und unterliegen den Auflagen aus dem Handelsgesetzbuch einschließlich der Archivierungspflicht: "E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des §147 Abgabenordnung aufzubewahren. Sie müssen dabei maschinell auswertbar vorgehalten werden", heißt es auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums.

Auf einen Blick: Auf den Webseiten des Bundesfinanzministeriums finden sich Details zur GDPdU.
Auf einen Blick: Auf den Webseiten des Bundesfinanzministeriums finden sich Details zur GDPdU.

Gewöhnliche geschäftsrelevante Mails müssen dabei sechs, solche mit Bilanzwirksamkeit wie Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden - und zwar unverfälscht und so, dass man sie schnellstmöglich findet. Die entsprechenden Verwaltungsvorschriften finden sich hier und beim Bundesfinanzministerium. Die wichtigsten Fragen hierzu hat das Bundesfinanzministerium in einer FAQ beantwortet.

Für die Unternehmenspraxis bedeutet dies: Rechtsrelevante E-Mails sind im Original mit sämtlichen Anhängen jahrelang digital zu archivieren, und zwar auch dann, wenn Ausdrucke angefertigt wurden. Die Speicherung auf CD-RW-Medien reicht nicht. Im Rahmen von Betriebsprüfungen müssen Finanzämter direkt auf elektronisch erstellte Daten und Dokumente zugreifen können. Kann ein Verantwortlicher entsprechende E-Mails nicht vorlegen, so haftet er - unter Umständen sogar persönlich.