Archivieren oder lieber nicht?

E-Mail-Archivierung - sieben Mythen

5. Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen

E-Mails werden häufig in proprietären Archivdateien gesichert, wie beispielsweise PST-Dateien in Exchange-Umgebungen. Diese enthalten nicht nur die gesicherten E-Mails, sondern auch Kalendereinträge, Kontakte sowie Aufgaben, und werden häufig auf dem Endgerät des Anwenders abgespeichert. Dies reduziert zwar die Datenmenge auf den Mail-Servern, bietet aber keinerlei Compliance. Für den Administrator sind sie schwer zu verwalten, und für den Anwender bieten sie keinen bequemen Zugang zu archivierten Nachrichten. Darüber hinaus sind die Dateien weder vor Diebstahl noch vor Manipulation geschützt.

Um geschäftliche E-Mails inklusive Anhänge - wie gesetzlich gefordert - fälschungssicher und untersuchbar zu speichern, ist nur eine serverseitige Lösung denkbar: Die eingehende Mail sollte abgespeichert sein, bevor sie den Nutzer erreicht. Da dies die Performance eines E-Mail-Servers in großen Unternehmen überfordert, ist ein dedizierter Server, eine Appliance oder ein Cloud-Service die passende Lösung.

6. Ein E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität

Neue, automatisierte Appliances oder Cloud-Lösungen mit hohem Zusatznutzen steigern die Motivation in Unternehmen, ihre E-Mail-Archivierung rechtskonform aufzusetzen. Doch die Tools automatisieren nur den Archivierungsvorgang. Unternehmen benötigen daher einen klaren Ablaufplan, damit einerseits alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails sicher archiviert und vor Zugriffen durch Unberechtigte geschützt sind und andererseits andere Nachrichten dem Datenschutz gemäß genauso sicher gelöscht werden können.

7. E-Mail-Archivierung geschieht nur aus juristischen Gründen

Selbst wenn es keine gesetzliche Verpflichtung geben würde, ist eine Sicherung der E-Mails nach heutigen Standard sinnvoll: Eine umgehende Wiederherstellung verloren gegangener E-Mail-Infrastrukturen ist jederzeit möglich - entweder von einer lokalen Appliance oder von einem externen Rechenzentrum, wo die Daten gespiegelt sind. Dabei haben Mitarbeiter einen schnellen Zugriff und hervorragende Suchmöglichkeiten für die in ihrem Account gespeicherten Mails, Anhänge, Kalendereinträgen, Kontakte und Aufgaben.

Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer Schwesterpublikation Computerwoche. (cvi)