E-Mail-Archivierung: mehr als Mailboxen verwalten

Hilfe bei der Organisation

Solche aktiven Archivsysteme sind laut Gartner keine Dateiablage, sondern lassen den Fachanwender wichtige Unterlagen ohne Hilfe der IT organisieren. Neben der Verwaltung von E-Mails können entsprechende Angebote mittlerweile Dateisysteme, SAP-Dokumente, Content vom Microsoft Office Sharepoint Server oder Nachrichten aus Instant-Messaging-Programmen einbeziehen. Ebenso gehören Schnittstellen zu Lösungen für ein Records-Management zum Standard, oder die Archivlösungen besitzen hierfür eigene Funktionen.

Dennoch bleiben die Produkte im Detail sehr unterschiedlich. Dies betrifft ihre Skalierbarkeit und insbesondere die gebotenen Möglichkeiten zu automatischen oder manuellen Klassifizierung sowie zur Indizierung und gezielten Suche von Unterlagen und Nachrichten im Archiv. Zugleich steigen mit der Verbreitung die Anforderungen der Kunden an die Systeme. So äußern diese immer öfter den Wunsch, Nachrichten detaillierter nach ihrer aktuellen Bedeutung ordnen und ihnen zugleich Benutzergruppen dynamisch zuweisen zu können.