E-Mail-Archivierung ist Pflichtaufgabe

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen gelten schon seit dem 1. Januar 2002. In diesen schreibt das Bundesministerium der Finanzen Unternehmen verpflichtend vor, dass sie sämtliche steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung stellen müssen. Das betrifft nicht nur die Einsicht in Aufzeichnungen, Geschäftsbücher und sonstige Geschäftspapiere. Sämtliche steuerlich relevanten und digital erzeugten Unternehmensdaten sind hierin inbegriffen - und eben auch steuerrelevante E-Mails. Schätzungen gehen davon aus, dass heutzutage E-Mails bei mittelständischen Unternehmen und Konzernen 60 bis 70 Prozent der gesamten Kommunikation ausmachen.

Viele Unternehmen haben aber noch nicht einmal klare Regeln für ihre Mitarbeiter etwa in Betriebsvereinbarungen oder sonstigen arbeitsvertraglichen Festschreibungen formuliert, geschweige denn, dass sie die gesetzlichen Vorgaben mit IT-Mitteln umgesetzt hätten. Kann IT-Verantwortlichen mangelhafte Pflichterfüllung nachgewiesen werden, können arbeitsrechtliche Probleme die Folge sein. Ausführliche Informationen zum Thema liefert Ihnen der Beitrag Das ungeliebte Kind E-Mail-Archivierung. (mje)

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