E-Mail-Archivierung: Anforderungen und Lösungen

Compliance-Anforderungen

Oft wird unter dem Themenkomplex „Compliance-Anforderungen“ von Marktteilnehmern eine vermeintliche Pflicht propagiert, alle E-Mails zu 100 Prozent und ungeachtet des Inhalts automatisch archivieren zu müssen.

Weder die deutsche Gesetzgebung wie das Handelsrecht (HGB) oder das Steuerrecht (AO, GdPDU), noch die amerikanischen Regularien wie beispielsweise Sarbanes Oxley Act (SOX) schreiben eine solche Maßnahme vor. Im Vordergrund stehen immer Selbstqualifizierungsrecht und -pflicht des Anwenders beziehungsweise des Unternehmens zu entscheiden, welche Unterlagen für welchen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft zudem nicht nur E-Mails, sondern alle Dokumente inklusive Papier und andere Formen relevanter Informationen.

Ein per Mail ausgetauschtes Angebot, welches nicht zu einem Auftrag führt, ist nicht aufbewahrungspflichtig und kann wieder gelöscht werden. Führt diese Mail zu einem Auftrag, gilt sie als eingehender oder ausgehender Handelsbrief und unterliegt der Aufbewahrungspflicht nach Handels- oder Steuerrecht. Nur ein Anwender kann dies entscheiden, nicht aber eine systemgetriebene Software.

Insbesondere Töchter von US-Firmen oder US-börsennotierte Unternehmen fühlen sich aufgrund dort vorhandener Prozessrisiken häufig gezwungen, alle extern und intern kommunizierten E-Mails per Default zu archivieren.

Der bei fast bei allen Unternehmen vorhandene Grund zur Mail-Archivierung basiert auf der Problematik, dass geschäftliche Vorgänge aufgrund fehlender Unterlagen – gerade in Form von Mail-Kommunikation – nicht immer nachvollziehbar sind oder erheblichen Mehraufwand verursachen. So weiß beispielsweise der Mitarbeiter einer Versicherung nicht, dass ein Interessent bereits mehrfach bei verschiedenen Stellen im Unternehmen per Mail Anfragen zu der gleichen Versicherungsleistung gestellt hat, weil diese Mails nicht zentral und strukturiert gespeichert wurden. Eine wichtige per Mail versandte Absprache eines in Urlaub befindlichen Vertriebskollegen ist in der Kundenakte nicht vorhanden. Manche Kollegen/Innen drucken mit Geschäftspartnern, Kunden und anderen Partnern ausgetauschte E-Mails als Papier aus und legen diese in den klassischen Aktenordner. Andere nutzen für die Aufbewahrung eine persönliche Ablagestruktur auf dem Dateisystem. Wiederum andere schieben die Mails in einen persönlichen Ordner im Mail- oder Groupware-System.

Eine funktional rein auf E-Mail-Archivierung ausgerichtete Lösung kann solche Anforderungen an eine strukturierte Verwaltung von Mails nicht erfüllen. Falls nicht bereits vorhanden, sollte das Unternehmen hier über eine umfassendere Lösung zur Verwaltung von elektronischen Dokumenten inklusive E-Mails nachdenken.