E-Akten dämmen die Papierflut

Sicherheit in der elektronischen Aktenhaltung

In der breiten Öffentlichkeit fehlt jedoch oft das Vertrauen, dass Daten elektronisch besser geschützt sind als in Papierform. Gerade in Online-Foren kursieren viele negative Äußerungen zur elektronischen Aktenhaltung. Viele fürchten die Manipulation der Daten durch Hackerangriffe oder auch staatliche Kontrolle. Voß kann diese Einwände nicht nachvollziehen: "Die Sicherheit von elektronischen Akten ist keinesfalls geringer als von Akten in Papierform." Arbeitszeugnisse, so die Firmenchefin, seien auf dem Papier beispielsweise leichter zu manipulieren als im Dateiformat. Der Justiziar Nils Günther vertritt ebenfalls die Meinung, dass die elektronische Akte eher zu mehr Sicherheit führt: "Wir befinden uns mit der Lösung von Circle Unlimited mitten im SAP-Umfeld. Alle Abläufe sind vollständig in SAP integriert und auch in ABAP programmiert. Das ist doch gegenüber der verbreiteten Aufbewahrung von E-Mails und Dokumente beispielsweise im Outlook oder Lotus Notes deutlich zu bevorzugen."

Anwender rechtzeitig ins Boot holen

Auch wenn der potenzielle Datenmissbrauch nicht zu den Hauptsorgen der Verantwortlichen in den Anwenderunternehmen zählt, gibt es Herausforderungen, die mit der Umstellung von Papier auf digital verbunden sind. Umstellen mussten sich die Mitarbeiter der Zeitarbeitsfirma Tina Voß beispielsweise in ihrem Leseverhalten. "Wie beim Lesen von Büchern oder Texten auf Kindle oder iPad erforderte auch die E-Akte eine Umgewöhnung, da Unterlagen nicht mehr in Papierform lesbar sind und nicht geblättert werden können. Um diesen Prozess zu erleichtern, statteten wir bestimmte Arbeitsplätze mit einem zweiten Bildschirm aus", erzählt Voß. Als schwierig erachtet sie auch die seltenen Fälle, Dokumente zu finden, die aus Versehen falsch eingeordnet wurden. Außerdem ist eine sorgfältige Vorbereitung vonnöten, die viele Gedanken zur Abbildung des Organisationsprozesses erfordert. Festzulegen ist, wie man Strukturbäume richtig umsetzt, welche Schlagwörter verwendet werden und wo man welche Unterlagen findet.

Wichtig ist bei der Umsetzung von Projekten zur elektronischen Akte, dass man die Anwender hinter sich hat. Um Schwierigkeiten bereits im Vorfeld zu vermeiden, plant Jowat die bevorstehende Einführung der elektronischen Personalakte im Schulterschluss mit Datenschutzbeauftragtem, Personalbetreuung, IT und dem Betriebsrat. Sind die organisatorischen Rahmenbedingungen erst einmal geschaffen, ist die Umsetzung nicht mehr problematisch. (mje)

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unsererr Schwesterpublikation Computerwoche.