Potenziale werden nicht ausgeschöpft

Dokumentenmanagement: IT und Fachabteilungen müssen zusammenrücken

Eigentlich würden Unternehmen ihre dokumentenintensiven Arbeitsabläufe ja gerne optimieren, doch in der Praxis kommt die Umsetzung oft nicht wie gewünscht voran. Dies ist eines der Ergebnisse einer aktuellen Studie von IDC.

Für die Studie "Print und Document Management in Deutschland 2014" hat das Marktforschungsunternehmen IDC im November 2013 eine Befragung unter 220 Unternehmen durchgeführt. Dabei wurden sowohl IT- als auch Business-Entscheider befragt. Damit wurde dem Umstand Tribut gezollt, dass zunehmend Fachabteilungen Einfluss auf IT-Entscheidungen nehmen.

Die Fachabteilungen wünschen sich eine bessere Unterstützung ihrer dokumentenintensiven Arbeitsabläufe sowie ein Höchstmaß an Sicherheit für geschäftskritische Informationen. Diesen Anforderungen möchte die IT mit Druck- und Dokumentenmanagementlösungen begegnen. Doch die Umsetzung dieser Vorhaben geht weniger schnell vonstatten als von den Unternehmen gewünscht. Dafür sind laut der Befragung vor allem nicht-technische Hürden verantwortlich.

So ist für die erfolgreiche Umsetzung entsprechender Projekte eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen unumgänglich. Genau dies wird jedoch von den Befragten als größte Barriere angesehen. So trauen die Fachabteilungen der IT-Abteilung eine Optimierung von Arbeitsabläufen nicht zu. Die IT bemängelt hingegen eine fehlende Unterstützung durch das Management sowie zu viele unterschiedliche Ansprechpartner in den Fachbereichen.

Der Einfluss von Fachabteilungen auf die Entscheidung zur Optimierung von Geschäftsprozessen sei jedoch heute schon wesentlich größer als von der IT angenommen, so IDC. Daher müsse die IT-Abteilung ihr Rollenverständnis überdenken und mit den Abteilungen in Dialog treten.

IT-Sicherheit spielt eine wichtige Rolle

Die wichtigste Anforderung an die IT ist die Gewährleistung der Sicherheit. Dies hat für IT-Entscheider mit Abstand die höchste Priorität (69 Prozent) und ist auch für Fachabteilungen (47 Prozent) von großer Bedeutung. Bei einer ähnlichen IDC-Befragung vor zwei Jahren rangierte das Thema Sicherheit noch auf Rang zwei. Dort findet sich nun das Thema "Senkung der IT-Kosten". Dies sehen 47 Prozent der IT-Entscheider so, aber nur 33 Prozent der Befragten aus den Fachbereichen. Für diese ist hingegen die Unterstützung bei Geschäftsprozessen wichtiger (45 Prozent), während dies nur 31 Prozent der IT-Entscheider für wichtig erachten.

Teilbereiche des Dokumentenhandlings oft schon umgesetzt

In vielen Unternehmen ist in Teilbereichen die Umsetzung von Dokumentenmanagementmaßnahmen längst erfolgt. Am häufigsten sind Funktionen zum Scannen und Weiterleiten von Dokumenten (78 Prozent) im Einsatz. Elektronische Formulare (54 Prozent) sowie elektronische Archivierung (44 Prozent) oder Lösungen für sicheres Drucken und Authentifizierung (40 Prozent) sind ebenfalls etabliert. Besonders die Bereiche Rechnungsstellung und Rechnungsforderung sowie Personalwesen sind häufig schon optimiert.

Die Zukunftsplanungen der Unternehmen gehen allerdings deutlich darüber hinaus. In den nächsten 12 bis 24 Monaten wollen die Firmen insbesondere ECM-Software zur Automatisierung von Dokumentenprozessen (49 Prozent) sowie Lösungen zum Scannen, Indexieren und automatischen Weiterleiten von Papierdokumenten (45 Prozent) einsetzen. Insbesondere der Mittelstand möchte hier in Zukunft die Optimierungspotenziale voll ausschöpfen.

Matthias Kraus, IDC: "Stellen sich Anwender und Anbieter von Print- & Document-Management jetzt ihren jeweiligen Herausforderungen, zeigt sich uns in 24 Monaten sehr wahrscheinlich ein ganz anderes Bild des Marktes."
Matthias Kraus, IDC: "Stellen sich Anwender und Anbieter von Print- & Document-Management jetzt ihren jeweiligen Herausforderungen, zeigt sich uns in 24 Monaten sehr wahrscheinlich ein ganz anderes Bild des Marktes."
Foto: IDC

IDC betont allerdings, das sich bei einer Befragung 2012 ebenfalls viele Unternehmen vorgenommen hatten, den Automatisierungsgrad binnen zwei Jahren deutlich zu erhöhen. In der Praxis seien viele Firmen mit diesem Vorhaben aber nicht entscheidend weitergekommen.

"Die Optimierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen ist ein langwieriger Prozess. Hierbei müssen zahlreiche nicht-technische Hürden überwunden werden, deren Komplexität wurde offenbar in der Vergangenheit von vielen Stakeholdern unterschätzt", erklärt Matthias Kraus, Analyst und Projektleiter bei IDC in Frankfurt. "Die IT-Abteilung ist daher gezwungen umzudenken und sich weiterzuentwickeln. Diese Erkenntnis ist nicht neu, dennoch erstaunt es, dass trotz dieses Wissens selbst in Zeiten des harten Wettbewerbs immer noch viel brachliegendes Potenzial zu identifizieren ist."

Hürden nicht-technischer Art erkennen

Technische Barrieren bei der Prozessoptimierung gibt es natürlich auch. So werden beispielsweise die aufwendige Implementierung von Document-Solutions-Software (23 Prozent) oder die Integration dieser Software-Tools mit Unternehmensapplikationen oder Datenbanken (20 Prozent) genannt. Darüber hinaus müssten sich Betriebe auf prozessbezogene Maßnahmen wie die fehlende Transparenz der Abläufe konzentrieren.

So gilt es, IT-Systeme und die bestehenden Abläufe erst detailliert zu analysieren und transparent darzustellen, bevor es an eine sinnvolle Optimierung gehen kann. So sei es oft notwendig, die Prozesse auf organisatorischer Ebene anzupassen und zu konsolidieren. Dies würden allerdings nur 19 Prozent der Befragten ebenfalls so sehen, so IDC. Wie eingangs geschildert, ist eine enge Kooperation zwischen Fachabteilung und IT unumgänglich.

Zudem sei es häufig ratsam, externe Experten bei entsprechenden Optimierungsvorhaben hinzuzuziehen. Die Befragung habe einen hohen Beratungs- und Schulungsbedarf aufgezeigt. Insbesondere branchenspezifisches Know-how sowie Komplettangebote aus einer Hand seien gefragt. So sollten sich Lösungsanbieter stärker als Moderator zwischen IT und Fachabteilung positionieren. (mje)