Dokumentenmanagement ganz einfach - Tools für Unternehmen

Dropbox for Business

Mit über 100 Millionen registrierten Anwendern (Stand: November 2012) dürfte der Online-Speicher-Dienst "Dropbox" den meisten Lesern ein Begriff sein. Das 2007 in San Francisco gegründete Start-up hat die Art und Weise, wie Privatanwender ihre Dokumente mit Freunden und Kollegen teilen, grundlegend vereinfacht. Was viele allerdings nicht wissen, ist, dass Dropbox auf dem Weg ist, sich in ein DMS-System zu verwandeln und die Enterprise-Welt zu erobern. Nachdem unzählige Unternehmen den eigentlich für den privaten Gebrauch konzipierten Service im Geschäft eingesetzt haben, hat der Anbieter im April dieses Jahres eine Unternehmensversion seines File-Sharing-Dienstes gestartet.

Highlights: Neben der einfachen, reibungslosen und einst revolutionären Synchronisierung von Dateien über sämtliche Mobile-, Web- und Desktop-Plattformen hinweg, die den Dienst so beliebt gemacht haben, bietet "Dropbox for Business" eine Reihe weiterführender Funktionen, die es fit für das Business machen sollen. Dazu zählt etwa eine Verwaltungskonsole, mit der Administratoren die Mitgliederaktivitäten und -rechte, verknüpfte Geräte und Apps zentral managen und die Freigabe von Dokumenten steuern kann. Dabei steht Sicherheit im Vordergrund, wie der Anbieter auf einer gesonderten Seite ausführlich erklärt. Sichere Archivierung, Versionsverwaltung und die Wiederherstellung gelöschter Dokumente runden das Funktionsangebot ab.

Preise und Verfügbarkeit: Interessanterweise stellt die Dropbox-Unternehmensversion, anders als der Pro-Plan, unbegrenzten Speicherplatz zur Verfügung. Das Pricing richtet sich nach der Anzahl des Teams, das die Lösung einsetzen soll. Bei einer fünfköpfigen Arbeitsgruppe starten die Preise ab knapp 800 Dollar pro Jahr - für 50 User muss man um die 6500 Dollar jährlich auf den Tisch legen. Auf der Produkt-Website lässt sich ein genaues Preisangebot erstellen.

Fazit: Streng genommen ist Dropbox kein DMS-System. Leistungsstarke Tools im Bereich Archivierung und Versionierung, plattformübergreifende Verfügbarkeit, zahlreiche Integrationsmöglichkeiten mit Anwendungen von Drittanbietern, die die Verwaltung, Suche und Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen, sowie die Möglichkeit, gemeinsam im Team Arbeitsdokumente auf einfache Weise zu teilen, ist alles, was sie sich viele Anwender unter Dokumentenmanagement vorstellen.