Dokumente verwalten - DMS ist nicht nur Software und IT

DMS-Lösungen sind im oberen Mittelstand und bei Großunternehmen eine Selbstverständlichkeit. Wie sieht die Situation bei kleineren Unternehmen und im SoHo-Umfeld aus?

Oliver Jendro: DMS ist noch keine Selbstverständlichkeit, sollte aber theoretisch für jeden Betrieb, der Dokumente archivieren muss, eine Notwendigkeit sein. Schließlich sind die Vorteile des digitalen Dokumentenarchivs gegenüber dem reinen papierbasierten Dokumentenarchiv nachvollziehbar, besonders für jeden, der heute schnell und effizient mit Informationen arbeiten muss. In der Praxis sieht das allerdings ein wenig anders aus: Im kleinen Mittelstand bis 50 Mitarbeitern scheint DMS noch nicht so weit verbreitet zu sein.

Wer entscheidet in diesen Unternehmen denn über den Einsatz von DMS-Lösungen?

Jendro: Bei kleineren Unternehmen trifft in der Regel der Geschäftsführer die Entscheidung, dass ein DMS eingesetzt werden muss. DMS greift ja tief in die Geschäftsabläufe der Unternehmen ein und ist bei Weitem keine reine IT-Angelegenheit. Dokumente, die digital archiviert werden, verändern den Ablauf der meisten geschäftlich relevanten Dokumentenprozesse. Zudem sind zahlreiche rechtliche Aspekte zu beachten, gerade im Steuerrecht. Bei größeren Unternehmen wird letztendlich eine Fachabteilung darüber entscheiden, wann ein DMS für das Unternehmen Sinn ergibt und welches es sein soll.

Auf welche Schwierigkeiten trifft man als Berater in diesen Firmen?

Jendro: Gerade bei Kleinunternehmen herrscht immer noch der Grundsatz, dass DMS nur etwas für größere Unternehmen sei beziehungsweise DMS einfache Arbeitsschritte unnötig komplex macht. Damit haben sie nicht immer unrecht. Eine gut geführte Papierablage funktioniert für bestimmte Anforderungen durchaus. Denn DMS ist keine Sache, die man wie ein Stück Hardware einfach ins Büro rollen kann, und es funktioniert beim Einschalten.

Aber es gibt immer wieder Unternehmen, die jahrelang ineffizient Papierdokumente verwalten. Dort müssen Mitarbeiter das erst einmal akzeptieren und erkennen. Man trifft immer wieder auf Abteilungen, die nach dem "Das haben wir jahrelang so gemacht, das werden wir nicht ändern"-Prinzip arbeiten. Manchmal gilt es auch einfach aufzuzeigen, dass ein DMS dem Unternehmen insgesamt die Arbeit erleichtert, auch wenn Einzelne sich umstellen müssen oder gar Aufgabenbereiche verlieren.

Werden DMS-Lösungen eigenständig oder als Teil der gesamten Dokumenteninfrastruktur inklusive Output gesehen?

Jendro: DMS-Lösungen sind meiner Erfahrung eigentlich bis dato eigenständige Projekte. Bei größeren Unternehmen gibt es dafür meist eigene Projektteams, denen ist es herzlich egal, ob und wie ein digitales Dokument irgendwann mal auf Papier muss.

Aber auch beim Mittelstand wird der Drucker eben getrennt von der DMS-Lösung betrachtet. Dies hängt auch damit zusammen, dass man Jahrzehnte schlichtweg von Output-Anbietern keine passende DMS kaufen konnte - und umgekehrt. Löbliche Ausnahmen sind einige Systemhäuser, die sich schon früh um umfassende Dokumentenlösungen gekümmert haben. Für den Großteil der Output-Anbieter war aber DMS bis vor wenigen Jahren noch Neuland - oder ist es bis heute. Erst in den vergangenen Jahren, seitdem einige Hardwarehersteller DMS fest in ihrem Portfolio verankert haben, kann man zunehmend auch DMS, Input und Output aus einer Hand kaufen. Schlimm ist hingegen, wie teilweise DMS von Output-Anbieter verkauft wird - in einem Klickpreis als "Obendrauf"-Ware integriert.

Wer wird dann auf Dauer den Markt bedienen, Anbieter eigener DMS-Lösungen oder die großen Hardwareanbieter, die die Lösungen zusammen mit Multifunktionsgeräten und Scannern verkaufen?

Jendro: Das lässt sich meiner Meinung nach schwer abschätzen: Der Markt der DMS-Anbieter ist völlig anders strukturiert als der Markt der Output-Anbieter. DMS-Hersteller sind häufig national erfolgreich und häufig eher mittelständische Softwareanbieter. Bei Hardware-Anbietern handelt es sich um Vertriebsgesellschaften, die eben Geräte aus Übersee verkaufen müssen und von dort auch gesteuert werden. Die Vertriebsgesellschaft eines Hardwareherstellers so umzuprogrammieren, dass diese in Zukunft erfolgreich Software verkauft, ist keine einfache Aufgabe - für Anbieter mit indirektem Vertriebsmodell ist das noch schwieriger. Daher haben DMS-Anbieter als Spezialisten sicherlich langfristig Vorteile, zumal DMS-Projekte auch gerne mal für den Kunden ab einer gewissen Projektgröße maßgeschneidert werden. Aber natürlich können internationale Unternehmen sich auf Wunsch Marktanteile schlichtweg kaufen. In dem Sie interessante DMS-Anbieter aufkaufen - oder schlichtweg es über den niedrigen Preis regeln.

Wie wird sich Ihrer Ansicht nach der Markt mittelfristig entwickeln?

Jendro: Für den Gesamtmarkt kann ich das, als jemand, der sich vorrangig um den Output-Markt kümmert, kaum einschätzen. Wir beobachten aber, dass sich Output immer mehr zum Dokumentenlösungsgeschäft wandelt - und da gilt natürlich DMS und sogar ECM zum festen Bestandteil. DMS wird irgendwann eine Standardanwendung wie Textverarbeitung oder E-Mail, so meine persönliche Einschätzung. (mje)

Oliver Jendro ist Senior Consultant beim Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Dokulife.