Excel: Dokumente für andere User freigeben

In Zeiten von forciertem Home-Office ist es unerlässlich, Dateien schnell mit anderen Team-Mitgliedern zu teilen. Bei Excel-Tabellen ist das besonders einfach, denn alle erforderlichen Schritte lassen sich direkt in der Tabellenkalkulation durchführen. Benötigt wird allerdings ein OneDrive-Konto.
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Vorkenntnisse:
Funktioniert mit: Excel 365
Foto: luchunyu_shutterstock

01Auf Teilen klicken

Öffnen Sie die freizugebende Datei in Excel und klicken im Menüband rechts neben den Registerkarten auf Teilen. Wenn Sie nicht bereits bei OneDrive eingeloggt sind, müssen Sie dies jetzt nachholen, indem Sie auf die Schaltfläche Anmelden klicken.

Anschließend geben Sie die E-Mail-Adresse und das zugehörige Kennwort für Ihren OneDrive-Account an. Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben, können Sie per Klick auf die Schaltfläche Ihres Kontos die Excel-Datei auf Microsofts Cloud-Speicher hochladen.

02Berechtigungen festlegen

Im nächsten Dialog legen Sie fest, wer mit welcher Berechtigung auf die Freigabe zugreifen darf. Die Vorgabe lautet, dass jeder, der über den Link verfügt, die Datei auch editieren kann. Diese Berechtigung können Sie in den weiteren Einstellungen entziehen, indem Sie das Häkchen vor Bearbeitung zulassen entfernen. Außerdem besteht die Möglichkeit, den Link mit einem Ablaufdatum zu versehen und ein zusätzliches Passwort zu vergeben. Mit einem Klick auf den Übernehmen-Button kehren Sie zum vorherigen Fenster zurück.

03Empfänger eintragen

Hier tragen Sie nun im entsprechend bezeichneten oberen Feld die E-Mail-Adressen der Empfänger ein. Die einzelnen Adressen lassen sich per Enter-Taste oder Semikolon trennen. Erfolgreich hinzugefügte Empfänger werden oberhalb des Textfelds angezeigt. Direkt darunter befindet sich ein weiteres Feld, in das Sie optional eine Nachricht für die Adressaten eintippen können. Sobald Sie auf die Senden-Schaltfläche klicken, wird der Link zum hochgeladenen Dokument per E-Mail verschickt.

Die Empfänger können nun auf die freigegebene Arbeitsmappe zugreifen, indem sie einfach auf den Link in der Mail klicken. Die Datei wird dann im Standardbrowser geöffnet. Ein eigenes OneDrive-Konto brauchen diese Personen zwar nicht, es erleichtert aber natürlich die Zusammenarbeit. Beispielsweise verwendet Microsoft für nicht angemeldete User als Vorgabe das US-spezifische Datenformat, was sich zum Beispiel bei Datums- und Zeitangaben bemerkbar macht. Diese müssten dann erst wieder ins deutsche Format übertragen werden. (ad)