01Dokumente einfacher freigeben
Mit den Office-2016-Programmen ist die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten wesentlich einfacher und besser möglich als bisher. Arbeiten mehrere Anwender in einem Team zusammen an einem Dokument, erscheint ein kleines Fenster mit einem Bearbeitungshinweis an der entsprechenden Stelle. Sie können diese Funktion in Office 2016 auch ohne SharePoint und Office 365 nutzen.
Um Dokumente mit anderen Anwendern zu teilen, mussten Sie bis dato das Dokument in OneDrive speichern und danach freigeben. In Office 2016 hat Microsoft die neue Schaltfläche Freigeben oben rechts integriert. Über diese Schaltfläche speichern Sie Dokumente direkt in OneDrive. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, direkt aus dem Office-Programm heraus Daten freizugeben.
Der jeweils andere Anwender erhält eine E-Mail mit direktem Link zum freigegebenen Dokument. Dieser muss nur angeklickt werden. Eine Anmeldung an OneDrive ist für den Kontakt nicht notwendig. Neben dem Teilen per E-Mail können Sie auch direkt einen Freigabe-Link in Word erstellen. Den Link können Sie per E-Mail oder auf einem anderen Weg teilen.
02Dokumente gemeinsam bearbeiten
Bearbeiten Anwender ein Dokument direkt über OneDrive in Word Online weiter, erhält der eine User mit Office 2016 eine Information, dass andere Nutzer das Dokument ebenfalls verwenden. Auch in Word Online ist zum Beispiel die Bearbeitung durch mehrere Personen zu sehen. Abschnitte, die von einem Anwender bearbeitet werden, sperrt Office automatisch für die Bearbeitung, bis ein Nutzer an dem Abschnitt nicht mehr arbeitet.
03E-Mails besser verwalten
Outlook 2016 arbeitet ebenfalls mit dem MAPI-HTTP-Protokoll, das Microsoft mit Outlook 2013 SP1 eingeführt hat. Die MAPI-HTTP-Verbindung ist sicherer und schneller. Sie können aber einstellen, welche Clients die verschiedenen Verbindungen nutzen sollen. Clients, die älter als Outlook 2013 SP1 sind, verwenden weiterhin RPC über HTTP. Das ist auch in Exchange 2013 SP1 standardmäßig für Outlook 2013 SP1 eingestellt, lässt sich jedoch jederzeit ändern. Generell hat Microsoft die Geschwindigkeit von Outlook verbessert. Das ist vor allem dann erfreulich, wenn Sie mit langsamen Internetverbindungen arbeiten.
Bereits in Outlook 2013 konnten Sie in den Konteneinstellungen festlegen, aus welchem Zeitraum E-Mails heruntergeladen werden sollen. In Outlook 2016 hat Microsoft nun die Optionen erweitert und mehr Zeiträume definiert, die Anwender auswählen können. Dadurch lässt sich deutlich Speicherplatz auf Client-Rechnern sparen.
Foto: Thomas Joos
Ebenfalls neu ist der Verlauf beim Anhängen von Dateien. Outlook 2016 merkt sich die Dateien, die Sie an andere Anwender verschickt haben, und kann diese bei neuen E-Mails aus dem Verlauf anzeigen. Das erhöht die Effizienz, da Sie beim erneuten Versenden eines Dateianhangs diese einfach aus dem Verlauf verwenden können und die Datei nicht erst neu suchen müssen.