Die Änderungen beim Notes-Client

Mehr Produktivität bei Mail und Kalender

Bei der Mail- und Kalenderfunktionalität finden sich auch einige interessante Erweiterungen. Auch hier wird nun mit mehr Threads gearbeitet. Für das Öffnen von Ansichten wird ein eigener Thread genutzt. Damit führt die Aktualisierung größerer Ansichten nicht mehr dazu, dass in dieser Zeit nicht weiter gearbeitet werden kann.

Eine andere Form von Threads sind die Mail- Threads, also die Darstellungen von zusammenhängenden Mails wie Antworten und Mails verschiedener Personen zum gleichen Thema. Diese können im Notes-Client nun unterhalb von Nachrichten angezeigt werden. Die Funktionalität entspricht der, die für Domino Web Access im ersten Artikel dieses Hefts besprochen wurde. Neu sind auch die zusätzlichen Symbole für bestimmte Nachrichten. Mit diesen wird beispielsweise angezeigt, welche Nachrichten an nur einen Empfänger gerichtet sind, welche auch an andere Personen gesendet wurden und bei welchen der Empfänger nur als cc definiert ist. Diese Funktion wird über die Präferenzen konfiguriert (Bild 1). Dort finden sich die Einstellungen bei Mail/Message Marking/Recipients. Die eingegangenen Mails können auch nach dieser Markierung sortiert werden.

Die Verwendung solcher Markierungen kann dabei helfen, sich auf die Mails zu konzentrieren, die man direkt erhalten hat und die mit höherer Wahrscheinlichkeit eine persönliche Antwort erfordern als beispielsweise Mails, bei denen man nur auf cc gesetzt ist.

Eine weitere Neuerung ist die Suche nach allen Ordnern, in denen ein Dokument gespeichert ist. Wie bei Domino Web Access findet man im Notes-Client außerdem auch die Option für Quick Follow-Ups, also die schnelle Markierung von Nachrichten zur Nachverfolgung über das Kontextmenü.

Gut gefällt auch die Warnung, die bei leeren Subject-Feldern angezeigt wird. Damit wird die Unsitte einiger Anwender, keine Betreffzeilen zu schreiben, adressiert (Bild 2). Es ist zwar weiterhin möglich, solche Mails zu schreiben – die Warnung sollte die Zahl solcher Mails aber reduzieren.

Bei den Kalendern sind insbesondere die Filter erwähnenswert. Einträge können nach verschiedenen Kriterien wie dem Typ, dem Vorsitzenden eines Meetings oder dem Status selektiert werden (Bild 3). Damit werden Kalender übersichtlicher, wenn in ihnen viele Einträge gespeichert sind.

Für viele Benutzer sind auch die Funktionen für die automatische Verarbeitung von Einladungen zu Besprechungen von Bedeutung. Mit diesen können beispielsweise Einladungen von ausgewählten Benutzern wie der Sekretärin des Vorgesetzten automatisch angenommen werden. Verbessert wurden auch die Möglichkeiten zum Aufräumen von Kalendern. Einträge, die vor einem definierten Zeitraum gesetzt wurden, lassen sich automatisch löschen. Auch im Rahmen der verbesserten Funktionen des Ressourcen- und Raum-Managements wurde einiges optimiert. So können nun Erinnerungen gesendet werden, wenn ein Termin abgesagt wird, damit die für diesen Termin reservierten Räumlichkeiten auch wieder freigegeben werden. Außerdem können Räume an andere Personen ohne administrative Eingriffe weitergegeben werden.

Weitere Optimierungen

Neben diesen spezifischen Änderungen für bestimmte Teilfunktionen sind noch einige generelle Verbesserungen erwähnenswert:

  • Mit der Autosave-Funktion können Dokumente wie Mails in definierten Änderungen gesichert werden. Bei einem Absturz kann auf die jeweils zuletzt gesicherte Version zurückgegriffen werden.

  • Es kann konfiguriert werden, ob der Notes- Client immer mit der gleichen Ansicht oder mit dem zuletzt geöffneten Fenster startet.

  • Beim Beenden wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem eine Bestätigung eingegeben werden muss. Außerdem können damit nun alle geöffneten Fenster geschlossen werden.

  • Mehr Funktionen als bisher sind über die Kontextmenüs erreichbar.

    Im Vergleich mit Domino Web Access sind die Änderungen beim Notes-Client aber nicht so ausgeprägt, dass eine schnelle Umstellung auf jeden Fall Sinn machen würde. Am wichtigsten ist der Schritt zu Notes 7 bei Anwendern, die das Produkt auch im Zusammenspiel mit dem IBM Workplace Managed Client einsetzen möchten.

    Das gilt umso mehr, als die Funktionalität des IBM Workplace Messaging im Vergleich mit Lotus Notes und Lotus Domino doch eher schwach ausgeprägt ist, so dass eine Integration von Lotus Notes in das Portal eine häufige Lösung sein wird. Das setzt aber eben voraus, dass einerseits mit dem IBM Workplace 2.5.x und andererseits mit Notes 7 gearbeitet wird.

Serienfortsetzung

Den zweiten Teil der Artikelserie „Lotus Domino Document
Manager“ lesen Sie in der Ausgabe 2/2006
von Expert’s inside Lotus Notes/Domino.