Deutsche Unternehmen verschlafen die Megatrends

Alfresco als Trendsetter

"Alfresco hat die ECM-Welt kräftig durcheinander gewirbelt. Eine ECM-Einführung verlangt jetzt keine mehrere hundert Seiten starke Pflichtenhefte mehr die bereits den kompletten Ausbau im gesamten Unternehmen enthalten. Man kann mit kleinen Anwendungen starten und diese Plattform dann dynamisch weiter ausbauen, ohne bereits jedes Detail im Vorfeld berücksichtigen zu müssen. Der Ansatz ist flexibler und schneller", erläutert Frank Mittelstaedt, Unternehmensgründer sowie Partner & Business Development Manager bei der fme AG.

Der Dienstleister ist seit mehr als 15 Jahren im ECM-Umfeld tätig und arbeitet mit verschiedenen Plattformanbietern zusammen und kennt die jeweiligen Vorteile und Schwerpunkte der ECM-Lösungen und nutzt sie je nach Kundenanforderung für unterschiedliche Projekte. Als besonderen Vorteil von Alfresco nennt Mittelstaedt die Unterstützung aller Standard-Schnittstellen wie CMIS, FTP, IMAP, SMTP, CIFS und WebDAV, sowie des proprietären Microsoft Sharepoint Protokolls. So erfolge der Zugriff aus MS Office-Produkten heraus einfach über das Sharepoint - Protokoll von Microsoft auf den Alfresco-Server. Durch die Vielfalt der Standardschnittstellen muss auf angebundenen Clients im Normalfall keine Software installiert werden, dadurch entfalle der sonst immens große Integrationsaufwand. "Viele Dinge sind ganz neu und frisch durchdacht. Alfresco hat neue Trends gesetzt", lobt Mittelstaedt den Alfresco-Ansatz.

Bisher gelten Projekte im Bereich des Enterprise Content Management als extrem komplex und sehr aufwendig, die eine Menge IT-Ressourcen binden. Dank Basistechnologien wie Java und dem quelloffenen Spring-Framework können bei Alfresco neue Funktionen ergänzt werden, ohne dass der eigentliche Code der Anwendung angefasst werden muss. "Das Wissen darüber ist in der Entwicklergemeinde weit verbreitet und wir müssen nicht alles neu erfinden", beschreibt Christoph Volkmer den Vorteil. Proprietäre Schnittstellen oder eigene Produktsprachen entfallen. Der Weg zur Fach-Applikation ist somit kürzer und spart auch bei wachsenden Systemen viel Projektzeit.

Die Analysten von Forrester Consulting sehen bei Alfresco wichtige Vorteile durch den Wegfall teurer Softwarelizenzen und Wartungsverträge, geringerer IT-Kosten durch den Open-Source-Ansatz und einer effizienteren Integration und Entwicklung. Dadurch betrage die durchschnittliche Amortisationszeit bei den untersuchten Projekten nur zehn Monate bei einer Kostenersparnis von mehr als 1,3 Millionen US-Dollar in drei Jahren.

Die neuen Trends integrieren

Mit der aktuellen Version 4 sieht sich Alfresco wieder seiner Zeit deutlich voraus. So hat das Unternehmen mit seiner Sync-Technologie die weltweit erste Plattform eingeführt, mit der Unternehmen ihren Content zwischen dem Server im eigenen Rechenzentrum, der Cloud und mobilen Geräten synchronisieren können. Dieser "Hybrid Cloud" genannte Ansatz integriert die hauseigene ECM-Plattform "Alfresco Enterprise" für Rechenzentrums-/Private-Cloud-Anwendungen mit "Alfresco in the cloud" als Mehrmandanten SaaS-Version und "Alfresco Mobile" für native iOS & Android Apps.

Beispielsweise für die Zusammenarbeit eines Unternehmens mit seinen Partnern und Kunden in Projekten kann damit in der Cloud eine Austauschplattform geöffnet werden. Ausschließlich der gemeinsame benötigte Content wird automatisch synchronisiert und die unternehmensfremden Teilnehmer müssen nicht auf das Unternehmensnetz zugreifen, sondern nutzen den Content in der Cloud. Ist das Projekt beendet werden die Berechtigungen wieder entzogen. Der originale Content bleibt dabei die ganze Zeit unter der Kontrolle der hauseigenen IT.

Alfresco verfolgt damit das Ziel, den vollständigen Lebenszyklus von Inhalten auf beiden Seiten der Unternehmens-Firewall abzubilden und mit seinem Extranet für Business-to-Business-Collaboration einen hohen Sicherheitsstandard zu etablieren. Mit diesem Ansatz schafft es Alfresco die Unternehmensinhalte wieder unter die Kontrolle des Unternehmens zu bringen, was in Zeiten der schnell wachsenden Dateiaustauschplattformen ohne Kontrolle der eigenen IT wie DropBox gerade für Unternehmen in Deutschland eine sehr wichtige Rolle spielt.

Die Analysten von Gartner bestätigen Alfresco in ihrem aktuellen "Magic Quadrant for ECM" eine innovative Rolle. Alfresco entwickle rund um das Ermöglichen von Mobilität eine starke Geschichte: "Seine Bemühungen, Unternehmens-basierte, Cloud-basierte und mobile Inhalte zu synchronisieren, sind besonders interessant, da wir auf dem Weg sind zum zunehmend mobilen Arbeiten mit wachsenden Erfordernissen an mobilen Content-und Prozessmanagement", so Gartner.

Mehr Freiraum für Fach-Applikationen

"Wir sehen vor allem in den Bereichen Chemie, Pharma, Fertigung, Maschinenbau und Versicherung einen zunehmenden Bedarf, Fach-Applikationen schneller und flexibler zu modernisieren. Mit Alfresco lassen sich Anwendungen im Tagesgeschäft mit einer kürzeren Time-to-Market einfacher integrieren", benennt Frank Mittelstaedt von der fme AG die Vorteile bei Fachanwendungen. Aus seiner Sicht sind solche Projekte weniger Technologie- und stärker Fach-getrieben. Die Anforderungen der Fachbereiche, deren Prozesse und die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Genehmigungsbehörden seien einfacher integrierbar. (rw)