Der ungehobene Schatz

Rechtliche Fallstricke

Zudem sind gerade unstrukturierte Daten oft von besonderer rechtlicher Relevanz: Vereinbarungen mit Kunden und Partnern werden per E-Mail getroffen, Geschäftsberichte und Verträge sind in Textverarbeitungs- oder PDF-Dateien gespeichert, Listen und Aufstellungen sind in Tabellenblättern erfasst und Absprachen über technische Details liegen in Präsentationen oder digitalen Zeichnungen vor. "Wer seine unstrukturierten Daten nicht gesetzeskonform aufbereitet, riskiert die digitale Amnesie. Diese liegt vor, wenn Daten oder Informationen nicht oder nicht in angemessener Zeit aufgefunden werden können", sagt der Rechtsanwalt Wilfried Reiners aus München. Seine Kanzlei PRW ist auf IT-Themen spezialisiert und hat das Whitepaper "IT-Compliance - Ausgewählte rechtliche Aspekte zur Relevanz unstrukturierter Daten in Unternehmen" verfasst.

Bisherige Ansätze in den Bereichen ECM (Enterprise Content Management), DMS (Document Management Systems) und ILM (Information Lifecycle Management) im Hinblick auf Storage bieten nur punktuelle Lösungen für einzelne Geschäftsbereiche oder Datensegmente. Grundlage für das Daten-Management ist dabei nicht die inhaltliche Erschließung, sondern die Klassifizierung von Daten nach ihrem (Informations-)Wert. Auf Storage-Ebene basiert die Metadatenklassifizierung auf Kriterien wie Alter, Größe, Dateityp, Besitzer oder Speicherort - in Insellösungen wie E-Mail-, ECM- oder DMS-Systemen erfolgt die Klassifizierung in der Regel manuell durch den Sachbearbeiter.

Bisher fehlt es an herstellerneutralen unternehmensweiten Lösungen (und erst recht an einer Datenarchitektur), die es prozessübergreifend und über einzelne Geschäfts- oder Anwendungsbereiche hinweg ermöglichen, unstrukturierte Daten zentral zu erfassen und zu verwalten. "Eine stabile, allgemein anerkannte technologische Basis für eine herstellerneutrale Integration von unterschiedlichen Datentypen fehlt bisher", so IDC-Experte Spies.

Weil aber ein großer und ständig wachsender Teil der relevanten Daten nicht mehr in den Datenbanken von ERP-, CRM- oder BI-Systemen gehalten werden, sondern in Form unstrukturierter Daten im Unternehmensnetz verteilt sind, bleiben sie für den Zugriff von BI- und Management-Informationssystemen verschlossen - ganz gemäß dem geflügelten Word des Knowledge-Managements: "Wenn das Unternehmen nur wüsste, was das Unternehmen weiß."

"Zwar arbeiten insbesondere die großen Hersteller an neuen Technologien für dieses Problem, aber wirkliche Lösungen - außer Einzellösungen - sind derzeit leider nicht in Sicht", berichtet IDC-Analyst Spies. "Um das Potenzial der Daten in den Unternehmen zu heben, werden eine echte Zusammenführung von strukturierten und unstrukturierten Daten, ECM, BPM, Workflow, Knowledge-Management, weitere auf diese Bereiche Bezug nehmenden Technologien und eine neue Datenarchitektur gebraucht."