Der E-Mail-Einsatz muss neu definiert werden

Die E-Mail hat - wenn man über sie spricht - einen schlechten Ruf. Die E-Mail umgibt uns in unserer täglichen Arbeit vollständig und ist mittlerweile für viele Anwender eine große Belastung. Kaum ein Gespräch über die tägliche Belastung im Arbeitsalltag lässt die E-Mail außen vor. Bevor Mitarbeiter dazu kommen, die eigentliche Arbeit zu bewältigen, müssen sie sich erstmal durch die Inbox und der unendlichen Anzahl oftmals unnötiger, vermeintlich wichtiger Mails und den tatsächlich relevanten Nachrichten kämpfen.

Der persönliche Mehrkampf am morgendlichen Desktop sieht bei vielen Büroarbeitern wie folgt aus: lesen, lesen und nochmals lesen - egal ob die Nachricht zum jetzigen Zeitpunkt wichtig ist oder nicht. Danach geht es weiter mit löschen, beantworten, wegsortieren, weiterleiten, zurückstellen, Kopf schütteln, auf ungelesen setzen, nachfragen, Verteiler aufblähen oder reduzieren, Anhänge suchen, dazwischen noch ein wenig E-Mail-Ping-Pong spielen etc.

Um den alltägliche E-Mail-Berg nicht zu groß werden zu lassen, hat die Computerindustrie Mail-Verfolgungsgeräte mit Telefonfunktion in Taschenformat entwickelt - sprich Smartphones, damit auch die Zeit in Meetings, in der U-Bahn, auf dem Sofa und in der Kneipe genutzt werden kann. Und schaffen es die Mitarbeiter in einem Unternehmen nicht, den Berg zu bewältigen, dann wird der Mail-Server nach Dienstschluss für alle abgeschaltet - egal was noch ansteht.

Schnell sind sie da, die guten Vorsätze: Weniger Sofa, mehr Sport! Weniger Schokolade, mehr Obst! Weniger rauchen, mehr …! Nein, dieser Vergleich passt im Gegensatz zu den beiden anderen nicht. Denn bei der E-Mail geht es nicht darum, sie komplett abzuschaffen, sondern sie auf ein gesundes Maß zurückzuführen. Im direkten Vergleich mit dem Rauchen, wo es keinerlei Gründe dafür gibt, hat die E-Mail nach wie vor ihre Aufgabe und eine große Bandbreite an Einsatzszenarien. Selbst im Zeitalter von Social Networks und einer großen Vielfalt an Collaboration-Plattformen kann auf die Mail nicht verzichtet werden. Aber nur, wenn ihr Einsatz neu definiert wird.

Über 30 Jahre im E-Mail in Deutschland

Zeitgleich mit der Vernetzung der Personal Computer nahm die E-Mail ihren Siegeszug auf. Die neunziger Jahre waren geprägt vom Wettkampf der E-Mail-Softwareanbieter. 20 Millionen Lizenzen der eine, schon folgte der nächste mit 30, dann 40 und so fort.

Heute nutzen Schätzungsweise nach wie vor vier Fünftel der deutschen Bevölkerung aktiv die E-Mail für den Austausch von Informationen. Auch wenn die Kurve sich mittlerweile abflacht, gibt es eine leichte Steigerung bei der Mail-Nutzung.

Die E-Mail verbreitete sich in einer Zeit, wo es vergleichsweise wenig Alternativen gab: Telex, Fax, Brief, Telefonat und das persönliche Gespräch hießen die Alternativen. Sie war das Werkzeug mit dem größten Komfort und Geschwindigkeitsgewinn: Vom Arbeitsplatz aus konnten in Sekundenschnelle Nachrichten innerhalb und außerhalb des Unternehmens verschickt werden. Bald ließen sich auch formatierte E-Mails schreiben, Dateianhänge und Signaturen mitschicken. Nur eines hat sich jedoch bis heute nicht durchgesetzt, obwohl es auch schon sehr lange möglich ist: die Verschlüsselung. Sie war für die Anwender zu kompliziert in der Anwendung und trotz der Skandale der letzten Jahre fehlt noch immer das notwendige Bewusstsein, Nachrichten vor fremden Augen zu schützen.