Tipps für das E-Mail-Management
Den Arbeitstag nicht mit E-Mails beginnen
Das eigene Mail-Verhalten analysieren
"Idealerweise sollte der Anteil der E-Mailbearbeitung nicht viel mehr als eine Stunde pro Arbeitstag in Anspruch nehmen", findet Digital-Experte Thorsten Jekel. Wer deutlich mehr als eine Stunde pro Tag für seine E-Mails benötige, sollten seinen E-Mail-Eingang einmal anhand der folgenden Fragen analysieren:
• wie viele E-Mails lösche ich, ohne sie zu lesen und/oder zu bearbeiten?
• wie viele E-Mail-Newsletter erhalte ich, die ich entweder nicht bestellt habe und/oder nicht wirklich benötige?
• wie viele E-Mails erhalte ich in CC?
• wie viele E-Mails bleiben am Ende wirklich übrig?
"Meistens bleiben bei dieser Analyse nicht viele E-Mails übrig, die Sie wirklich Ihren persönlichen Zielen weiterbringen", so Jekel. Er empfiehlt folgende Maßnahmen, um die E-Mail-Bearbeitungszeit zu reduzieren:
• E-Mail-Newsletter abbestellen, die man nicht wirklich braucht
• Automatisierte Regeln nutzen, die Newsletter gleich in entsprechende Unterordner verschieben. Somit verstopfen diese nicht den Posteingang und sind bei Bedarf im Ordner verfügbar.
• Mitarbeiter anweisen, einen nur in CC zu nehmen, wenn das wirklich sein muss.
- Digital-Experte
Diese Tipps stammen von Thorsten Jekel. Der IT-Unternehmer ist Autor des Buches "Digital Working für Manager". - Änderungen kommunizieren
Idealerweise bespricht man seine neue E-Mailstrategie mit den wichtigsten Kommunikationspartnern. So sind sie über neue Verhaltensweisen informiert. - Zeitfresser identifizieren
Wer deutlich mehr als eine Stunde pro Tag für seine E-Mails benötigt, sollten seinen E-Mail-Eingang genau ansehen und Zeitfresser identifizieren. Dazu gehören zum Beispiel Newsletter oder CC-Mails, die den Posteingang verstopfen. - Zeitfenster nutzen
Wer am Flughafen oder Bahnhof wartet, kann diese Zeit gut für das Bearbeiten von Mails nutzen. Doch auch hier sollte man die Mails in Blöcken bearbeiten. - Zweiter Grundsatz
E-Mails sollte man nicht zwischendurch sondern immer im Block bearbeiten. Das spart Zeit und vermeidet den Ping-Pong-Effekt. - Erster Grundsatz
Man sollte den Arbeitstag nie mit E-Mails beginnen. Damit verschwendet man die produktivste Zeit des Tages mit dem Löschen und Beantworten von unwichtigen Nachrichten.
Christian Würger, Director IT Europe bei Fossil: Abends sind alle Mails bearbeitet
Wer diesen Tipp in seinem Berufsalltag bereits umsetzt, ist Christian Würger, Director IT Europe bei Fossil. Seine E-Mails, so verrät er, bearbeitet er immer selbst. Neben der CC-Regel hat Würger zwei weitere Tipps für eine aufgeräumte Inbox: Er rät, einen Spam-/Virusfilter einzurichten, damit unerwünschte Werbe-Mails die Inbox erst gar nicht erreichen. Darüber hinaus empfiehlt er, überflüssige Mails sofort zu löschen. Würger achtet darauf, dass sich bei Feierabend keine ungelesenen Mails mehr in der Inbox befinden. Und hat für sein Kommunikationsverhalten eine einfache Regel definiert: "Innerhalb von 24 Stunden sollte der Absender eine Antwort haben", so Würger. Mails bei denen er der eigentliche Empfänger (nicht CC und BCC) ist, und hier unterscheidet er sich im Mail-Management von Jekels Block-Herangehensweise, werden nach Möglichkeit gleich erledigt oder delegiert. Falls nicht möglich, legt Würger sie im Ordner "To-Do" ab.
Foto: Christian Würger