Datenkommunikation zwischen SharePoint und SAP

Die hier gezeigten Handlungsoptionen sollen dabei helfen, strategisch die richtige Entscheidung beim Verbinden der Systeme SharePoint und SAP zu treffen. Um die Praxis nicht aus den Augen zu verlieren, schließt der Artikel mit einem Beispiel sowie einer ausführlichen Beschreibung der ERPConnect Services von Theobald Software ab.

Viele Entscheider stellen sich die Frage, inwiefern SharePoint erfolgreich und zukunftsorientiert mit SAP integriert werden kann. Gibt es Möglichkeiten Daten flexibel, erweiterbar und vereinheitlicht in SharePoint darzustellen? Würde es nicht Sinn machen, Daten aus unterschiedlichen Systemen in SharePoint anzuzeigen und Prozesse im Hintergrund zu starten, ohne dass der Anwender mitbekommt, dass mehrere Systeme abgefragt werden? Somit besteht das Streben vieler Hersteller wie IBM, Microsoft, SAP oder Pirobase nach einer offenen Systemwelt, die mehr Interoperabilität gewährleistet und der veränderten Marktnachfrage gerecht wird. Denn obwohl die Zeit der geschlossenen Systeme längst vorbei ist, werden in vielen Unternehmen noch heterogene Systeme verwendet, welche erst noch mit anderen Systemen integriert werden müssen.

SharePoint gewann in der jüngsten Vergangenheit immer mehr an Bedeutung. Noch vor wenigen Jahren haben sich viele Verantwortliche in Unternehmen die Frage gestellt, ob SharePoint die richtige Plattform für ihr Unternehmen ist, tatsächlich helfen kann, Kosten und Zeit zu minimieren, und damit eventuell andere Systeme ablöst. Dieser Fragestellung haben sich bereits verschiedene Business Cases gewidmet, die die Wirtschaftlichkeit von SharePoint aufzeigen. Die neuen zentralen Fragestellungen der Verantwortlichen sind: Welche Bereiche von SharePoint sollen zuerst eingeführt werden, damit Fachbereiche oder IT-Bereiche optimiert werden? Wie könnte eine sinnvolle und nahtlose Integration mit anderen Systemen aussehen? Wie können Daten systemübergreifend genutzt und angezeigt werden?

Hierbei stehen nicht nur die Systeme im Vordergrund, sondern auch die Usability, unter anderem wie die Anwender künftig mit heterogenen Systemen arbeiten sollen. Macht es überhaupt noch Sinn, dass Anwender an mehreren Systemen arbeiten beziehungsweise sich an mehreren Systemen einloggen müssen? Viele Unternehmen gehen deswegen den Weg, ein einheitliches Überportal, zum Beispiel als Intranetplattform, zu entwickeln. Diese Plattformen zeigen konsolidierte Daten aus mehreren Systemen an oder steuern Prozesse, ohne dass der Anwender mitbekommt, in welchem System der Prozess läuft. Es ist somit ein anwendungsübergreifender Zugriff auf strukturierte und unstrukturierte Unternehmensdaten möglich.

Über Absprünge, integrierte Links, gelangt man über Single-Sign-On (SSO), falls umgesetzt und gewünscht, in andere Systeme wie zum Beispiel in ein SAP-Portal. Viele sprechen dabei von Unternehmensprozessen und Unternehmensdaten ohne Systembrüche und ohne Absprünge zu den verschiedensten Plattformen. Hinter dem Begriff Portal verbergen sich einige wichtige Schlüsselpunkte: sicherer und zentraler Einstiegspunkt für alle Anwender, einheitliche und intuitive User Experience (Look and Feel), rollenbasierter Zugriff auf Geschäftsprozesse und alle relevanten Informationen, Single-Sign-On (SSO) sowie weitere Aspekte. Ein Überportal hingegen bündelt verschiedene Portale und stellt diese auf einer Webseite dar - ist sozusagen eine Sammlung verschiedener Portale.

Herausforderungen bei der Integration mit SAP

SharePoint ist in sich kein geschlossenes System und bietet somit große Flexibilität bezüglich der nahtlosen Integration mit anderen Systemen. Für Unternehmen relevante Fragen sind dabei, welche Möglichkeiten die Standardbordmittel von SharePoint bieten, um SharePoint mit SAP zu verbinden. Was sind die Grenzen dieser Integration, und muss ein Tool eingekauft werden, das mehr an Funktionalitäten und Möglichkeiten bietet?
Es gibt heutzutage zahlreiche Third-Party-Tools auf dem Markt, die ein Zusammenspiel zwischen SharePoint und SAP ermöglichen. Es bleibt zu beachten, dass für das Finden der passenden Lösung vorab genau analysiert werden muss, welche Vorrausetzungen überhaupt im Unternehmen gegeben sind und welche Anforderungen an die Integration bestehen. Es ist ebenso wichtig zu erfahren, wie mit den Daten umgegangen werden soll. Das heißt: Wie soll der Datenaustausch stattfinden, und welche Daten sollen überhaupt angezeigt werden?

Viele Unternehmen haben SAP im Einsatz und lassen dort komplexe Business-Prozesse laufen, die sehr stark im System verzahnt sind. Es stellt sich dabei langfristig die Frage, ob die Verlagerung von Prozessen aus SAP nach SharePoint sinnvoll ist oder ob eher eine prozessübergreifende Lösung gefunden werden sollte. Es bleibt hierbei zu erwähnen, dass komplexe und verzahnte SAP-Prozesse nicht ohne Weiteres aus SAP herausgelöst und in SharePoint überführt werden können. Hier stößt auch SharePoint schnell an Grenzen, und der Einsatz von Third-Party-Tools kommt erneut zur Sprache. Somit bleibt strategisch und aus Kostensicht betrachtet nur ein Weg übrig, und zwar die Verknüpfung von SharePoint und SAP. Auch hinsichtlich Datenspeicherung, -management und -bearbeitung sollte gut überlegt werden, wie das neue Szenario künftig aufgebaut werden soll.

Werfen wir zunächst einen Blick auf Verbindungsmöglichkeiten ohne Third-Party-Tools, bevor wir auf diese Tools eingehen und an einem Beispiel aufzeigen, wie einfach und schnell eine Verbindung hergestellt werden kann.