Daten visuell erfassen in 1:n- und 1:1- Beziehungen

In den allermeisten Access-Anwendungen wird eine 1:n- oder 1:1-Beziehung zwischen Tabellen oder Abfragen vorkommen. Dabei gibt es Anwendungen, bei denen es in diesem Fall nicht notwendig ist, den zugehörigen Datensatz in einem Unterformular oder separaten Formular mühsam zu erfassen. Ich zeige Ihnen, wie es wesentlich komfortabler geht – für Benutzer und Entwickler.

Das typische Beispiel für Anwendungen, bei denenm sich Datensätze, die über 1:1 oder 1:n-Beziehungen verknüpft sind, komfortabel erstellen lassen, ist eine Fakturierung. In der Regel wird es eine Tabelle mit Aufträgen geben sowie eine Tabelle mit Zahlungsein- und -ausgängen (Bild 1). Sollen nun Zahlungseingänge erfasst werden, muss dann entweder die Auftragsnummer für die Zahlung ausgewählt werden, um die Zahlung dem Auftrag zuzuordnen, oder es muss ein Formular mit Unterformular erstellt werden. Das ist jedoch überflüssiger Aufwand, wenn in der Regel ohnehin der Auftrag in einem Betrag bezahlt wird und nur ein Datensatz pro Auftrag zu erfassen ist.

Bild 1: Grundlegender Aufbau der Anwendung.
Bild 1: Grundlegender Aufbau der Anwendung.
Bild 2: Aufbau des Formulars zur Anzeige der Aufträge.
Bild 2: Aufbau des Formulars zur Anzeige der Aufträge.

Zudem gibt es dann das Problem, dass bei Eingabe des Betrags Tippfehler, etwa Zahlendreher, gemacht werden können, so dass der als gezahlt verbuchte Betrag nicht mit dem Auftragswert übereinstimmt. Viel einfacher ist es, wenn Sie dafür sorgen, dass durch Auswahl des Eintrags bezahlt oder abgeschlossen im Steuerelement für das Feld Status ein entsprechender Datensatz in die Tabelle tabZahlungen geschrieben wird.