Data Watch - Einsatz am Limit

In fast jeder Datenbank sind bestimmte Grenzwerte zu überwachen: bei Artikeln ein Mindestvorrat, bei Seminaren etwa die Mindestteilnehmerzahl kurz vor der Durchführung, bei Stundenzetteln die Überschreitung der Wochenarbeitszeit und Ähnliches. Die in diesem Beispiel vorgestellte Lösung ist so universell, dass sie in beliebigen Datenbanken integriert werden kann.

Der Benutzer hätte am liebsten entweder eine Liste mit allen kritischen Werten oder wenigstens eine Meldung, dass noch alles in Ordnung ist. Dabei ist die Darstellung der Grenzwertanalyse zunächst zweitrangig, denn vorher gilt es zu klären, wer eigentlich was und womit analysiert.

Abfragen und Funktionen analysieren

Grundsätzlich können Sie davon ausgehen, dass es um Grenzwerte von Daten geht und diese in Datensätzen auffindbar sind. Damit sollten auch alle Analysen mit Abfragen machbar sein.

Es ist schon fast mühsam, überhaupt Beispiele für kritische Parameter zu finden, die nicht in Abfragen analysierbar sind. Um auch für solche seltenen Fälle gerüstet zu sein, soll die Größe der Datenbank überwacht werden. Dafür wird statt einer Abfrage eine VBA-Funktion aufgerufen. Sobald auch diese Fähigkeit zur Funktionsverarbeitung integriert ist, gibt es gar keine Einschränkungen mehr.

Eigentlich sollen aber Abfragen im Vordergrund stehen, damit auch Benutzer ohne VBAKenntnisse später Erweiterungen vornehmen können. Das Konzept lässt sich daher in zwei wesentliche Kernaussagen zusammenfassen:

  • Alle Datensätze mit überschrittenen Grenzwerten lassen sich in beliebigen Abfragen ermitteln.

  • Jede dieser Abfragen mit mehr als 0 Datensätzen muss als Problem angezeigt werden.