Compliance: Sorgenkind E-Mail

Um Richtlinien wie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), die Abgabenordnung (AO) und Basel II umzusetzen, müssen Unternehmen mitunter viel Zeit und Geld investieren. In den USA gilt die Faustregel, dass Firmen für eine Milliarde Dollar Umsatz eine Million Dollar für Compliance ausgeben. Nach den Erfahrungen von Andreas Dees, Director Technology Alliance beim Content-Management-Spezialisten Hummingbird, sind diese Zahlen auf Deutschland übertragbar.

"Der Aufwand ist nicht eben gering", pflichtet ihm Martina Ritzer bei. Sie leitet die Abteilung Web-Services bei der Messe München. Ihr Unternehmen hatte 2003 damit begonnen, alle bilanz- und steuerrechtlichen Dokumente zu archivieren, einschließlich der Prüfabläufe. Zudem haben Ritzer und ihr Team damit angefangen, auch alle anderen geschäftsbezogenen Dokumente wie etwa E-Mails zu speichern.

Den jährlichen Anstieg der Kosten für die Umsetzung von Compliance beziffern Branchenexperten auf 18 Prozent jährlich - ein Wert, den auch die IT-Expertin bestätigen kann. Allein die Umsetzung der Rechungsein- und -ausgangslösung inklusive der elektronischen Ablage hat ein dreiviertel Jahr in Anspruch genommen. Die Archivierung von E-Mails und File-Systemen dürfte nicht minder komplex ausfallen. Um die Richtlinien der betriebswirtschaftlichen Prozesse zu erfüllen und Dokumente zu archivieren, wurden neue Produkte angeschafft. Mit den bestehenden Lösungen wäre dies nicht möglich gewesen.