BITKOM-Ratgeber zur elektronischen Betriebsprüfung

Die digitale Archivierung von steuerrelevanten Daten stellt viele Unternehmen vor Probleme. BITKOM gibt jetzt in einer neuen Broschüre Handlungsratschläge.

Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (BITKOM) hat einen Leitfaden zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltungen herausgeben. Die Broschüre erläutert die rechtlichen Anforderungen der digitalen Betriebsprüfung und stellt Technologien zur Datenspeicherung vor, mit denen die Aufbewahrungspflichten für steuerliche Daten und Unterlagen eingehalten werden können. Die hohen Anforderungen der steuerlichen Regelungen bei der elektronischen Betriebsprüfung sieht der BITKOM kritisch.

Die digitale Betriebsprüfung ermöglicht es der Finanzverwaltung, die steuerrelevanten Daten in elektronischen Buchführungssystemen der Unternehmen per Computer abzufragen und auszuwerten. Auf diese Weise kann das Finanzamt feststellen, ob die Betriebe ihre Steuern richtig berechnet und bezahlt haben. Laut Abgabenordnung müssen Unternehmen ihre Buchführungsdaten und sonstigen steuerrelevanten Unterlagen bis zu zehn Jahre elektronisch aufbewahren.

Eine genaue Definition für „steuerrelevante Daten“ gibt es aber nicht, obwohl die elektronische Betriebsprüfung bereits seit fünf Jahren Praxis ist. Deshalb landen zahlreiche Streitfälle vor den Finanzgerichten. Innerhalb des Zeitraums von zehn Jahren müssen auch digitale Auswertungen für diejenigen steuerrelevanten Daten und Unterlagen möglich bleiben, die per EDV erstellt wurden. „Da bei kleineren Unternehmen im Schnitt nur alle zwölf Jahre eine Betriebsprüfung durchgeführt wird, sind die Anforderungen unverhältnismäßig hoch“, sagt Thomas Mosch, BITKOM-Geschäftsleiter Politik & Recht. Die Speicherung der Daten führe bei den Unternehmen zu hohen Kosten. Bei Verstößen drohen den Betrieben Steuerschätzung oder Zwangsgeld.