Ausschreibung: Vorgehensweise

Entscheidend sind vor allem Qualität und Detaillierungsgrad. Der Auftraggeber sollte sich frühzeitig klarmachen, welche Ziele er mit dem Outsourcing-Vorhaben anstrebt: Geht es nur um eine Senkung der Preise? Sollen Qualität und Flexibilität der IT gesteigert werden? Oder will man sich im Zuge einer Internationalisierung langfristig an einen global aufgestellten Partner binden? Zu beachten sind zudem Preismodelle, Service-Level-Agreements (SLAs) sowie die Frage, welche Leistungen der Kunde und welche der Provider zu erbringen hat.

In jedem Fall muss der Auftraggeber seine Anforderungen gewichten. Wie wichtig sind ihm Aspekte wie die Übernahme vorhandenen Equipments, die Nutzung dedizierter und damit sicherer Maschinen oder der Support durch Muttersprachler vor Ort? Die Fülle solcher Entscheidungen wirkt sich auf den Vertrag und die Kosten aus. Eine Grauzone zwischen Anspruch und Leistung lässt sich kaum vermeiden. Wie groß sie ist, hängt jedoch von der Präzision ab, mit der die Anforderungen formuliert und gewichtet werden.

Details folgen später

Auch wenn es bei der Ausschreibung darum geht, die Realität möglichst genau abzubilden, sollte der Anwender hier nicht gleich alle Karten auf den Tisch legen. Heikle Bereiche - etwa die detaillierte Auflistung der Schnittstellen - sind in der nachfolgenden Due-Diligence-Phase besser aufgehoben. Zunächst prüfen die Dienstleister die zu übernehmenden Assets beim potenziellen Kunden - also Alter und Wert des Equipments, Effizienz der Prozesse, Wartungsverträge, Mitarbeiter, Gehaltsstrukturen etc. Dabei ist es ratsam, sich an "normalen" Mengengerüsten zu orientieren. Soll der SAP-Betrieb ausgelagert werden, sind das etwa die Größe der betreffenden SAP-Installation - Server, Instanzen, Speicher, implementierte Module, Anzahl der User - und die aus Kundensicht benötigten Service-Levels. Ziel der Ausschreibung ist es, ein genaues Bild des Mengengerüsts, der Service-Levels und des Leistungsumfangs für den ausgeschriebenen Bereich zu erhalten.