Aufbewahrungspflichten: eDiscovery und Archivierung von Proofpoint

Dabei handelt es sich um eine Option für die bestehende Cloud-Archivierungslösung Proofpoint Enterprise Archive. Mit Hilfe dieser sollen sich die Möglichkeiten von eDiscovery und Legal Holds auf eine Vielzahl von Dokumenten und nicht nur auf E-Mails anwenden lassen. Die Inhalteerfassung soll entsprechende Dokumente auch auf Anwender-Desktops, externen Festplatten, gemeinsamen Laufwerken oder in Microsoft Sharepoint erfassen. Damit könnten Unternehmen Dokumente hinsichtlich der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verwalten, unabhängig davon, wo diese gespeichert sind.

Die Lösung arbeitet auf Basis von Software-Agenten, die im Firmennetzwerk gespeichert sind und die Überwachung beispielsweise von gemeinsamen Laufwerken, Inhalten auf Notebooks und Sharepoint übernehmen. Es wird der Dokumentenfluss überwacht und mit der Cloud-Lösung von Proofpoint kommuniziert. Für jedes Dokument wird eine Übersicht mit Inhalt, Attributen (Größe, Alter, Verwahrstelle etc.), Änderungsdaten von Speicherorten sowie Ordnernamen erstellt.

Ein Beispiel nennt Proofpoint auch: Gibt ein Admin einen Erfassungsbefehl für alle Word-Dokumente, mit denen der Anwender Max Mustermann zwischen dem 3. April und 16 Mai 2012 in Berührung gekommen ist, kopieren die Agenten alle entsprechenden Dateien auf einem im Content Collection Modul angegebenen Speicherort. Von dort aus sendet das Modul die Daten mit einer Angabe zum Legal Hold an Proofpoint Enterprise Archive. Die Dokumente sind verschlüsselt. Unter Verwendung der oben angeführten Attribute können sie durchsucht werden. Wenn die gesetzliche Aufbewahrungspflicht endet, werden die Dateien vom Archiv unter Sicherstellung der Compliance mit den rechtlichen Richtlinien entsorgt.

Die Content Collection Option für Proofpoint Enterprise Archive soll in den nächsten 30 Tagen erhältlich sein. Der Preis hängt von der Gesamtspeicherkapazität pro Jahr ab. (mje)