7 Missverständnisse zur Elektronischen Rechnungsbearbeitung

5. Ein Projekt nur für die Buchhaltung

Grundsätzlich sind neben dem Fachbereich Finanzbuchhaltung alle Stellen im Unternehmen in das Einführungsprojekt einbezogen, wo Rechnungen kontiert und freigegeben werden. Erfahrene Berater analysieren dabei gemeinsam mit der Finanzbuchhaltung die relevanten Unternehmensabläufe, um die bestehenden Prozesse optimal im System abzubilden. In vielen Fällen lassen sich dabei Verbesserungspotentiale erkennen, wie die Prozesse noch effizienter gestaltet werden können. Von einer Lösung zur automatischen Rechnungsbearbeitung profitiert natürlich die Buchhaltung, allerdings werden durch die Workflow-Funktionalitäten auch die Arbeitsabläufe in anderen Abteilungen vereinfacht.

Das Projekt ist nicht auf die Buchhaltung begrenzt, im Gegenteil, Erfolg und auch Misserfolg der Software-Einführung sind letztlich im gesamten Unternehmen spürbar.

6. Die rechtlichen Anforderungen sind hoch

Mit der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes aus dem Jahr 2011 wurden die rechtlichen Hürden beim elektronischen Rechnungsaustausch deutlich gesenkt. In § 14 UStG ist definiert, welche Anforderungen an eine elektronisch übermittelte Rechnung gestellt werden, damit die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erfüllt sind. Insbesondere die Echtheit der Herkunft (»Authentizität«) und die Unversehrtheit des Inhalts (»Integrität«) müssen im gesamten Prozess stets gewährleistet sein.
Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren soll die Umsetzung dieser Anforderungen sicherstellen. Noch gibt es keine offiziellen Standards, sodass Best-Practices aus vergleichbaren Projekten, die das Know-how verschiedener Steuerexperten aus der Praxis bündeln, eine wichtige Absicherung darstellen.

Die rechtlichen Anforderungen wurden zwar gesenkt, es obliegt jedoch nach wie vor dem Steuerpflichtigen, die entsprechenden Nachweise zu erbringen.

7. Technological Readyness

Unsicherheiten gibt es oftmals auch hinsichtlich der für die elektronische Rechnungsbearbeitung notwendigen Technologie. Einige Unternehmen scheuen die Einführung zusätzlicher Softwarelösungen, um die externe und interne Kompatibilität nicht zu gefährden. Moderne Lösungen lassen sich jedoch problemlos an alle gängigen Vorsysteme sowie unterschiedliche Archivsysteme anbinden. In technischer Hinsicht stellt die Einführung in der Regel keine Herausforderung für die Unternehmen dar.

Eine deutlich größere Herausforderung ist der Prozesseinfluss eines solchen Projektes. Zu Beginn muss der Buchungsprozess in Zusammenarbeit mit allen beteiligten Abteilungen korrekt definiert werden. So sollte geklärt werden, wer Zugriff auf die Rechnungen hat, welche Berechtigungen an wen vergeben werden sollen und was die wichtigsten Suchkriterien zum Wiederauffinden einer Rechnung sind, um nur einige Beispiele zu nennen.

Die Herausforderung eines solchen Projektes liegt daher weniger im technischen Bereich, als vielmehr in der Definition der innerbetrieblichen Prozesse. (bw)