ERP-Checkliste 2016

3 Punkte auf die Unternehmen bei der ERP-Auswahl achten sollten

Lesen Sie, welche Themen Unternehmen 2016 in ihrer ERP-Checkliste ganz weit oben stehen haben sollten.

Online-Belegversand in Kombination mit Dokumenten-Management-System (DMS)

Mit den Steuervereinfachungsgesetzen aus 2011 ist der einfache Rechnungsversand per E-Mail möglich geworden. Immer mehr Unternehmen stellen den Papierversand auf *.pdf-Versand um. Die Kosteneinsparungen sind dabei beachtlich. Ein Rechenbeispiel finden Sie dazu hier.
Wurden die Belege früher sauber in Ordner abgeheftet und am Jahresende im Archiv verstaut, so benötigt man auch für elektronische Rechnungen ein entsprechendes Archiv. Ein Dokumenten-Management-System (kurz: DMS) übernimmt diese Aufgabe und hat gegenüber der papiergebundenen Lösung noch entscheidende Vorteile:

  • Kosten für die Lagerung von Papierordnern werden minimiert.

  • Langwierige Suchvorgänge im Ordner entfallen, zugunsten schneller relektronischer Schlagwortsuche.

  • Volltextsuche bei entsprechender Datenablage und Texterkennung erhöht die Qualität der Suchergebnisse.

Um die Geschäftsprozesse in der Rechnungsbearbeitung zu optimieren, ist eine gut funktionierende Schnittstelle zwischen der Warenwirtschaft beziehungsweise dem ERP-System und dem DMS-System nötig. Daher sollten Anwender bei der ERP-Auswahl auf ein gut angebundenes DMS-System oder bereits in dem ERP-System integriertes Dokumenten-Management-System achten.

Der neue Standard für elektronische Rechnung

Rechnungen online zu senden und zu empfangen spart Zeit und Geld.
Rechnungen online zu senden und zu empfangen spart Zeit und Geld.
Foto: Leszek Glasner - shutterstock.com

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das den Rechnungsaustausch zwischen Rechnungssteller und -empfänger ermöglicht. Dieser Zentrale User Guide wird mit ZUGFeRD abgekürzt. Bereits heute unterstützen über 140 Softwareanbieter dieses Rechnungsformat. Das Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln. Die hinterlegten XML-Daten können ohne weitere Arbeitsschritte ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Buchungsfehler durch falsches Abtippen werden damit eliminiert. Daher sollte die ZUGFeRD-Unterstützung bei einer ERP-Checkliste ganz weit oben stehen.

Neue GoBD-Regeln für elektronische Kassensysteme ab 1.1.2017

Rechnungen online zu senden und zu empfangen spart Zeit und Geld.
Rechnungen online zu senden und zu empfangen spart Zeit und Geld.
Foto: Sentavio

Unternehmen mit einem Ladengeschäft haben noch bis Ende 2016 Zeit den neuen GoBD-Regeln für ihr Kassensystem gerecht zu werden.
POS-Systeme müssen die registrierten Geschäftsvorfälle als elektronisch auswertbare Daten aufbewahren. Die Art und Weise wird nicht explizit vorgegeben. Im Sinne der eigenen Digitalisierungsstrategie ist eine an das ERP-System angebundene Ladenkasse aus folgenden Gründen sinnvoll:

  • Alle Daten in einem System vereinfacht die Auswertbarkeit und Statistik.

  • Kassenbuchungen auf den ERP-Kundenstamm erhöht die CRM-Daten-Qualität

  • Ausstellung von Zielrechnungen mit Übergabe an das angeschlossene Rechnungswesen.

Unternehmen, die ein Ladengeschäft betreiben und für ihre Geschäftsprozesse ein ERP-System benötigen, sollten auf ihre ERP-Checkliste den Punkt ERP-Kassen-Modul aufnehmen. Die digitale Transformation ist die Chance, Unternehmensabläufe noch effizienter zu gestalten.