11 Tipps für effizientes Speichern

Tipp 4: Daten systematisch löschen

Wer alles speichert, ertrinkt im Datenwust. Daher: Klar definieren, wer für welche Daten zuständig ist. Die zuständigen Mitarbeiter müssen dann selbst bestimmen und kennzeichnen, welche Daten und Informationen, zum Beispiel aus ihrer E-Mail, aufgehoben werden sollen. Alles andere durchläuft einen Filter, der Daten mit einigen sehr kritischen Stichworten ("Steuerberater") schützt, der Rest wird gnadenlos gelöscht. Effekt: Das Speichervolumen schrumpft, die Kosten auch.

Tipp 5: Prozesse analysieren, verbindliche Regeln definieren

Prozessdesign kann dazu beitragen, den Datenberg in Grenzen zu halten: Beim Projektmanagement sollten alle Projektdokumente in einen zentralen Bereich stehen, wo jeder darauf zugreift, statt die Dokumentenflut per Mail jeweils an alle Betroffenen zu versenden. Das senkt das Mail-Aufkommen und verbessert die Projektdokumentation. Für das Speichern von Daten sollten Unternehmen Regeln entwickeln, die Bestandteil des Arbeitsvertrags werden. Dann werden zum Beispiel MP3-Dateien oder YouTube-Videos tabu auf Bürorechnern.