05Besprechungsanfragen erstellen
Eine neue Besprechungsanfrage erstellen Sie entweder in der E-Mail-Ansicht über Neue Elemente/Besprechung, als Antwort einer E-Mail, oder über die Schaltfläche Neue Besprechung in der Kalenderansicht. Außerdem können Sie einen Bereich im Kalender mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü den Eintrag Besprechungsanfragen erstellen auswählen.
Mit der Tastenkombination (Strg)+(Umschalt)+(Q) starten Sie ebenfalls eine neue Besprechungsanfrage. Mit (Strg)+(Umschalt)+(A) legen Sie einen neuen Termin an. Wenn Sie aus einem Termin in Ihrem Kalender eine Besprechung erstellen möchten, öffnen Sie den Termin und klicken auf Teilnehmer einladen. So wird der Termin in eine Besprechungsumfrage umgewandelt.
Sobald Sie die Besprechungsanfrage erstellt haben, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Besprechung genauer planen. Bei der Planung der Besprechung spielen vor allem die beiden Bereiche Termin und Terminplanungs-Assistent eine wichtige Rolle. Über die entsprechenden Schaltflächen schalten Sie zwischen diesen Ansichten um.
- STRG + Umschalt + F
Die erweiterte Suche verwenden. - Alt + G
Zeigt die Eigenschaften eines ausgewählten Elementes, hier im Beispiel einer E-Mail. - STRG + G
Springt im Kalender zu einem angegebenen Datum. - Alt + -
Hiermit wechseln Sie im Kalender zur Wochenansicht. - STRG + Umschalt + L
Legt im Bereich Personen eine neue Verteilerliste aka Kontaktgruppe an. - STRG + Umschalt + P
Hiermit können Sie einen neuen Suchordner anlegen.
06Anfragen annehmen
Sie können über die Registerkarte Datei und die Auswahl von Optionen\Kalender im Bereich Automatisches Annehmen oder Ablehnen von Besprechungsanfragen Outlook so konfigurieren, dass Anfragen automatisch angenommen werden.
07Aufgaben delegieren
Setzen Sie Outlook in einer Exchange-Umgebung oder mit Office 365 ein, können Sie Aufgaben auch an andere Mitarbeiter der Organisation delegieren. Aufgaben, die Sie zuweisen, erstellen Sie auf gleichem Weg wie normale Aufgaben. Im Menüband steht bei jeder Aufgabe die Option Aufgabe zuweisen zur Verfügung. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, dann können Sie aus dem Adressbuch einen Empfänger festlegen, dem Sie die Aufgabe zuweisen wollen.
Beim Erstellen einer zugewiesenen Aufgabe sind die beiden Kontrollkästchen Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern und Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist aktiviert. Wollen Sie diese Standardeinstellungen deaktivieren, öffnen Sie die Registerkarte Datei und klicken auf Optionen/Aufgaben.
Entfernen Sie das Häkchen bei Meine Aufgabenliste mit Kopien von Aufgaben, die ich anderen Personen zuweise, aktualisieren und Statusbericht senden, wenn ich eine zugewiesene Aufgabe erledigt habe.
Die Option Statusbericht senden, wenn ich eine zugewiesene Aufgabe erledigt habe bewirkt nicht das Unterdrücken der Statusnachricht durch den Aufgaben-Empfänger, sondern das Anfordern durch den Aufgaben-Absender.
Öffnen Sie die Aufgaben-Ansicht in Outlook, können Sie auf der Registerkarte Start über das Dropdown-Menü zur Schaltfläche Ansicht ändern entweder mit der Ansicht Detailliert oder mit der Ansicht Zugewiesen feststellen, welche Aufgaben Sie delegiert haben. Zugewiesene Aufgaben erhalten ein besonderes Symbol.
Klicken Sie doppelt auf eine zugewiesene Aufgabe und öffnen diese, zeigt Outlook in der Kopfzeile an, ob der Empfänger diese bereits bestätigt hat oder nicht.