Die vier Säulen guten Datenmanagements

Erfolgreiche Unternehmen verstehen Information als eigenständigen Unternehmenswert und nutzen diesen möglichst effektiv. Die Basis einer solchen Nutzung bilden vier Säulen: Lebenszyklus, Qualität, Gesamtsicht sowie die AKV - eine konkrete Darstellung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Als Fundament dafür ist jedoch erforderlich, die im Unternehmen vorhandenen Informationen solide zu bewerten. Ein modernes Datenmanagement sorgt dafür, dass diese die damit verbundenen Aufgaben sorgfältig geplant, aufgebaut, gepflegt und weiterentwickelt werden.

Der Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem weniger erfolgreichen Unternehmen lässt sich in 80 Prozent der Fälle damit begründen, wie Informationen als zentraler Treiber für die Leistungsfähigkeit der Firma genutzt werden. Laut dem "Information Opportunity Report" der Unternehmensberatung Capgemini kann die gezielte Nutzung von Informationen den operativen Gewinn um über ein Viertel steigern. Bessere Informationen führen zu Kostenersparnissen, verbessern die Erfüllung von Kundenerwartungen und steigern die Produktivität der Mitarbeiter. Außerdem helfen sie unternehmerische Risiken zu reduzieren, gesetzliche und rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen. Doch damit nicht genug: Gute und vor allem die richtigen Informationen ermöglichen es auch, den eigenen Ruf zu schützen, Strategien der Konkurrenz zu erkennen, Markdynamiken zu erfassen sowie effektiver mit Partnern und Lieferanten zusammen zu arbeiten. Doch die wichtigste Voraussetzung, Informationen gewinnbringend zu nutzen, ist deren umfassendes Management - und dieses beginnt bereits bei der Bewertung.

Der Wert von Informationen

Jedes Unternehmen verwendet für seine Geschäftstätigkeit eine Vielzahl von externen und internen Informationen. Analysiert man die zugehörigen Systeme, Prozesse und Datenflüsse, so stellt sich in den meisten Fällen heraus, dass ein normales Unternehmen in der täglichen Arbeit zwischen 12 und 15 zentrale Informationsobjekte verwendet. Typischerweise sind dies beispielsweise Kunde, Produkt, Angebot, Bestellung, Rechnung oder die Organisationseinheit. Diese zentralen Informationen variieren je nach Branche und Größe des Unternehmens.

Die wichtigste Grundvoraussetzung für die Verwaltung von Informationen ist eine Bewertung der wirklich zentralen Objekte. Nur so kann ein Unternehmen zwischen wichtigen und weniger wichtigen Informationen unterscheiden und die internen Systeme und Richtlinien für Umgang und Verarbeitung der entsprechenden Informationen definieren. Obwohl es objektive, standardisierte Bewertungsansätze für Informationen gibt, wie beispielsweise die Informations-Produktivität, den taktischen Wert von Informationen, die Kosten fehlender Informationen bis hin zur Bilanzierung als Strukturwert gemäß IAS (International Accounting Standard) und BilMoG (Bilanzmodernisierungsgesetz), hat sich für einen effektiven Informationseinsatz in der Praxis eine subjektive - also unternehmensinterne - Bewertung am besten bewährt. Wichtig ist hierbei vor allem die Unterscheidung von:

• kritischen Daten,

• Performance-Daten,

• wichtigen Daten,

• sensiblen Daten und

• nicht-kritischen Daten.

Kritische Daten sind Informationen, die für die wichtigen Geschäftsprozesse benötigt werden und deren Verlust zu einer operativen Katastrophe führen kann - sprich den unmittelbaren Stillstand der Geschäftstätigkeit zur Folge hätte. Außerdem gehören dazu Daten, die aus rechtlichen Gründen über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Beispiele für solche Informationen sind die Kontodaten einer Bank, Verträge eines Rückversicherers, Bestelleingänge eines Versandhandels, Produktionsdaten eines Autoherstellers oder auch Daten für die Nachweispflicht korrekter steuerrelevanter Vermögensangaben beziehungsweise Krankenakten.

Bei Performance-Daten handelt es sich um Informationen, die für die Steuerung und die Planung eines Unternehmens relevant sind und deren Verlust oder ungewollte Veränderung zu einer unternehmerischen Katastrophe führen kann. Sie werden für das Tagesgeschäft verwendet und sind damit essentieller Teil des Business Know-hows eines jeden Unternehmens.

Nicht-Kritische und Sensible Daten sind entweder schnell wiederherzustellen oder können durch alternative Informationen ersetzt werden.

Eine Bewertung der 12 bis 15 zentralen Informationsobjekte bildet die Grundlage für alle anderen Maßnahmen. Diese Bewertung muss aus fachlicher Sicht erfolgen und sollte gut abgestimmt sein.