Ratgeber Langzeitarchivierung: Dateiformate und Speichermedien

Langzeitarchivierung: Organisation der Daten und Dateiformate berücksichtigen

Eine Voraussetzung für eine effiziente Langzeitarchivierung ist ein funktionierendes Datenmanagement. Dies ist in vielen Unternehmen nur in unzureichendem Maße vorhanden, weil einzelne Abteilungen unterschiedliche Datentypen verwenden: Forschungsergebnisse oder Marktinformationen liegen als Rohdaten vor, die in "Working Data" (Arbeitsdaten) umgesetzt werden, etwa Berichte. Diese Datentypen werden wiederum in unterschiedlichen Systemen gespeichert: Rohdaten beispielsweise in einer Projektdatenbank in der Forschungs- und Entwicklungsabteilung, Dokumente in einem EDRMS (Electronic Document and Records Management System). Für die Archivierung müssen alle diese Daten zusammengeführt, konsolidiert, in Standardformate wie PDF/A, TIFF oder XML überführt und archiviert werden.

Eine der größten Herausforderung besteht im Umgang mit unterschiedlichen Dateiformaten. Es ist wenig hilfreich, wenn ein Dokument beispielsweise in einem proprietären Format vorliegt, das Jahrzehnte später nicht mehr lesbar ist. Gleiches gilt für komprimierte Files (ZIP, RAR), Datenbankformate und spezielle E-Mail-Dateiformate wie PST von Outlook. Das BSI empfiehlt daher als Standardformate für die Langzeitarchivierung von Dokumenten und Bildern die Formate PDF/A, SGML, XML, JPEG und TIFF, gegebenenfalls ASCII.

Generell muss ein digitales Archivierungssystem verschiedene Anforderungen erfüllen. Es muss

• für Multimedia-Inhalte ausgelegt,

• medienunabhängig,

• revisionssicher,

• beweissicher und

• ordnungsgemäß sein, das heißt den rechtlichen Vorgaben entsprechen,

• hochverfügbar sein (Stichwort Ausfallsicherheit und Speicherung der Daten an mehreren Orten oder auf unterschiedlichen Medien) sowie

• mit Standardformaten wie etwa XML, PDF/A oder TIFF arbeiten.