Ratgeber Archivierung

Elektronische Archivierung - Missverständnisse und Mythen

Unternehmen werden heutzutage bei der Einführung eines elektronischen Archivs schnell mit einem Wust angeblicher Gesetze konfrontiert. Dabei ist die Rechtslage häufig klarer und weniger restriktiv als von vielen Herstellern behauptet.

Bereits um die Frage, ob eine elektronische Archivierung die papiergebundene ersetzen darf, rankt sich ein Mythos: "Originaldokumente dürfen nicht vernichtet werden", heißt es oft pauschal. Doch das stimmt nicht. Tatsächlich ist die elektronische Archivierung im deutschen Handels- und Steuerrecht sehr liberal geregelt. Im Handelsgesetzbuch, Paragraf 257, formuliert der Gesetzgeber die Erlaubnis, die kaufmännische Aufbewahrungspflicht von Unterlagen auf elektronischem Wege zu erfüllen. Voraussetzung ist lediglich die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) im Betrieb der elektronischen Archivierung.

Achtung: Nicht bei allen Dokumenten reicht eine elektronische Archivierung aus. Manche müssen im Original erhalten bleiben.
Achtung: Nicht bei allen Dokumenten reicht eine elektronische Archivierung aus. Manche müssen im Original erhalten bleiben.
Foto: Falco - Fotolia.com

Im Zivilrecht gibt es hingegen einige wenige Rechtsbereiche, die die Vorlage von Originalunterlagen verlangen, wie zum Beispiel Titel, Testamente und Originalabrechnungen der Mietnebenkostenermittlung. Die Vernichtung von Originalunterlagen ist in diesen Umfeldern nicht strafbar, das heißt, es besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Gegebenenfalls kann sich durch die Vernichtung des Originals jedoch ein Rechtsnachteil ergeben. Die Masse der Unternehmen, die elektronische Archivierung betreiben, vernichten nach unserer Beobachtung ihre Originalunterlagen und gehen dennoch kein oder nur ein geringes Risiko ein, das von dem Nutzen durch Kosteneinsparungen in der Regel deutlich übertroffen wird.

Archivdatenträger dürfen wechseln

Obwohl weder Gesetze noch die GOBS bestimmte Techniken vorschreiben, hält sich hartnäckig die Mär, die Speicherung von Archivdaten auf unveränderbaren Datenträgern sei verpflichtend. Dies hat dazu geführt, dass sich insbesondere die optische Speicherung zu einer juristisch nicht begründbaren Pseudo-Technologieanforderung entwickelt hat. Dieser Trend wurde dadurch verstärkt, dass optische Speichersysteme günstiger waren als Magnetplatten. Doch dieser Kostenvorteil ist weggeschmolzen. Immer mehr Anwender lagern daher ihre Archivsysteminhalte auf "herkömmlichen", zentralen Speichersystemen - und verstoßen damit gegen kein Gesetz.