E-Mail-Archivierung: Anforderungen und Lösungen

„Rechtliche Anforderungen wie die AO und GdPDU oder Sarbanes-Oxley (SOX) verlangen von allen Unternehmen die Archivierung aller E-Mails.“ So oder so ähnlich klingen Äußerungen von vielen Anbietern elektronischer Mail-Archivierungs-Lösungen. Sobald eine neue gesetzliche Auflage erscheint, die relevant ist für IT-Anwender, werden Sachverhalte reflexartig in die jeweils gewünschte Richtung interpretiert. Dies mag den Herstellern dienlich sein, doch die Anwender werden dadurch verunsichert.

Gleichzeitig wird das Lösungsangebot von Mail-Archiv-/Mail-Management-Lösungen immer vielfältiger und noch undurchsichtiger als im klassischen DMS-Markt. Tatsache aber ist, dass eine wachsende Anzahl von E-Mails geschäftskritische Informationen beinhaltet, deren Relevanz von vielen Unternehmen noch nicht erkannt wurde beziehungsweise der eigentlich notwendige sorgfältige Umgang mit diesen E-Mails und deren möglicherweise langfristige Aufbewahrung nicht oder nur teilweise definiert ist. Die bestehenden E-Mail-Systeme sind nicht dazu geeignet, Mails revisionssicher und dauerhaft aufzubewahren.

Die älteste Triebfeder zur Mail-Archivierung kommt aus der IT. Im Fokus stehen dort typischerweise der Systembetrieb und die wachsenden Datenbanken von Mailsystemen, die im Extremfall – bei großen Benutzerzahlen – nicht mehr im zugesagten Zeitfenster konsistent gesichert oder umgekehrt nicht zeitnah wiederhergestellt werden können.

Häufig kommen dazu lokale Mail-Archiv-Dateien der Anwender. Diese entlasten zwar die teuren zentralen Mail-Speicher (PC-Speicher ist um Faktoren günstiger als Server-Speicher), sind dafür aber schwieriger zu sichern, weil im Besitz und auf der PC-Platte von Individuen mit jeweils eigenen Vorstellung von Ordnung und Sicherheit.

Eine Archivierung zur Entlastung von E-Mail-Datenbanken erleichtert zwar deren Administration und verschafft Benutzern eine quasi „unlimitierte Mail-Box“, löst aber nicht das Problem der Strukturierung und echten Bereinigung der E-Mail-Daten. Das immer größer werdende – kostenbehaftete – Mail-Archiv muss irgendwann ebenfalls durch Auslagerung oder Löschen wieder bereinigt werden. Spätestens dann stellt sich wieder die Frage, nach welchen Kriterien diese Vernichtung erfolgen soll.