E-Mail-Archivierung ist Pflichtaufgabe

Schließlich verlangen GDPdU und SOX die korrekte Archivierung von betriebsrelevanten E-Mails. Darüber hinaus produziert die Suche nach einer wichtigen Mail kaum kalkulierbare Kosten. Überlastete E-Mail-Systeme behindern die tägliche Arbeit und führen zu hohen Ausgaben für Speicherplatz und Administration. Backup und Recovery benötigen zudem untragbar viele Stunden.

Ein "E-Mail-Gesetz" als solches gibt es in Deutschland nicht. Doch wurden durch die Schuldrechts- und Zivilrechtsreform Anfang 2002, aufgrund von Änderungen des Signatur- und des Umsatzsteuergesetzes sowie der Abgabenordnung (AO), vor allem aber dank der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) rechtlich verbindliche Rahmenbedingungen für die Archivierung von E-Mails geschaffen. Steuerlich relevanter elektronischer Schriftverkehr muss wie ein Papierdokument in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt sowie prüfbar bereitgestellt werden, die Daten sind lückenlos nachzuweisen.